Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 09-09-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Hengelo is FlexIntens op zoek naar een Archivaris (beleid en toezicht) voor 24 uur per week.
Gemeente Hengelo is een dynamische organisatie met ruim 900 gedreven medewerkers die zich inzetten voor een leefbare, ondernemende en innovatieve stad. Met meer dan 80.000 inwoners zijn we groot genoeg voor uitdagende projecten en klein genoeg om wendbaar te blijven.
Als opdrachtgever bieden we een professionele en collegiale werkomgeving, waar samenwerken, initiatief en resultaatgericht werken centraal staan. We hechten veel waarde aan innovatie en ontwikkeling, zowel binnen onze organisatie als in de samenwerking met partners.
Wij zoeken professionals die samen met ons willen bouwen aan de toekomst van Hengelo. Werken voor onze gemeente betekent een bijdrage leveren aan een stad met karakter, ambitie en een sterke gemeenschapszin.
Team
Je werkt bij het team Strategie, Advies en Projecten binnen de afdeling I&IT (circa 110 collega's). Onze informatiehuishouding, zowel in proces als archief, is nagenoeg volledig digitaal. Vanwege onze ambitie op verdere professionalisering van beleid en toezicht hebben we extra ondersteuning nodig. Je directe collega is onze Archivaris, voor wie je de belangrijkste sparringpartner bent.
Je inhoudelijk opdrachtgever voor beleid is de teammanager van team Informatiebeheer en Data. Binnen dit team werk je ook samen met je collega's van informatiebeheer. Voor toezicht is de teammanager Strategie, Advies en Projecten opdrachtgever.
Opdracht
Als Archivaris bij gemeente Hengelo is jouw werkterrein tweeledig: beleidsvorming en toezicht. Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van beleid en de afstemming ervan met de Archivaris, CIO en andere informatiekundige vakgebieden zoals privacy, security, architectuur en functioneel- en informatiebeheer. Je zorgt voor (de coördinatie van) het vertalen van het beleid in regels, instrumenten en instructies en zorgt voor een goede communicatie over informatiebeheer binnen gemeente Hengelo.
Denk aan het opstellen van de informatiebeheerstrategie, finaliseren van het vernietigingsbeleid, beleid/werkinstructies voor openbaarheid van (gedigitaliseerde) archieven, en het mede vormgeven van beleid voor data loss prevention in M365. Je stelt je hierin op als aanjager, maar werkt nauw samen met de Archivaris, de Kwaliteitsmedewerkers archiefbescheiden en de teammanager Informatiebeheer en Data. Samen met hen ga je je inzetten voor het opvullen van de beleidshiaten zodat een basis gecreëerd wordt voor het duurzaam en in goede, geordende staat bewaren van informatie.
Voor toezicht stel je een toezichtagenda op; hierin wordt de structuur van toezicht geborgd, worden terugkerende thema's benoemd en worden (incidentele) taken opgenomen die nu om aandacht vragen. De werkzaamheden met de hoogste prioriteit voer je uit of benoem je waar deze uitgevoerd dienen te worden. Om hiertoe te komen sta je in nauw contact met de Archivaris en put je uit bestaande inzichten, documentatie en rapportages zoals IBT/Horizontaal toezicht en rapportages van de archiefinspecteur.
Wij vragen:
- Je hebt goede kennis op het gebied van informatiehuishouding, het functioneren van complexe organisaties en verandermanagement. Door jouw kennis van wetgeving en informatiebeheer en je adviesvaardigheden ben je een goede gespreks- en samenwerkingspartner voor de collega's van de gemeente. Je hebt aantoonbaar ervaring met het ontwikkelen en implementeren van beleid;
- We zoeken iemand die niet alleen strategisch kan denken, maar ook in staat is om dit om te zetten naar concrete acties op de werkvloer;
- Je hebt kennis van en ervaring met het uitvoeren van toezicht op informatiebeheer in gemeentelijke organisaties;
- Je signaleert kansen en handelt daarnaar. Liever uit jezelf beginnen dan passief afwachten;
- Je werkt binnen een gemeente waarbinnen relaties en gevoel voor cultuur belangrijk is, je hebt daar gevoel voor.
De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie
- In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.
Wensen:
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Beleidsadviseur informatiebeheer/archief bij een overheidsorganisatie
- Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in de toezichthoudende rol van Archivaris bij een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau in de richting van Archivistiek A of B of archiefwetenschap
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569884341-UZP-NL-FPC-040910 - RT204783883