Het bedrijf waar je voor gaat werken is al meer dan 50 jaar dé specialist op het gebied van party- en tentenverhuur, voor zowel de zakelijke als particuliere markt. De kennis, de jarenlange ervaring, het complete aanbod en vooral de betrokkenheid en flexibiliteit hebben ervoor gezorgd dat steeds meer bedrijven en particulieren hun weg naar hen wisten te vinden. Zij ondersteunen klanten door middel van advies en de verhuur van tenten en party- en horecabenodigdheden. Door het uitgebreide assortiment maken zij van elk evenement, klein of groot, een unieke en onvergetelijke ervaring, verzorgt van begin tot eind. Kom bij hen werken en neem de zorgen van hun klanten uit handen.
Functieomschrijving
Als Medewerker Bedrijfsbureau ondersteun je het Bedrijfsbureau bij het vertalen van de klantwens naar een concrete en uitvoerbare planning. Je zorgt voor een correcte werkvoorbereiding, planning, systeemverwerking en controle achteraf, zodat Sales, Uitvoering en Administratie beschikken over betrouwbare informatie en de processen soepel verlopen.
Je vertaalt verkooporders en klantafspraken naar een duidelijke operationele planning en plant de tentbouwploegen op basis van de projectinhoud, beschikbare capaciteit en inzetbaarheid van medewerkers. Daarnaast reserveer en plan je alle benodigde middelen, zoals transportmiddelen, hoogwerkers, heftrucks en overige operationele hulpmiddelen. Je stemt hierbij voortdurend af met Sales, de Coördinator Bedrijfsbureau, Logistiek en Uitvoering om ervoor te zorgen dat de planning compleet, realistisch en uitvoerbaar is.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het correct, volledig en tijdig verwerken van alle relevante project-, planning- en klantgegevens in de gebruikte systemen. Je verwerkt wijzigingen vanuit Sales of Uitvoering zorgvuldig, bewaakt de kwaliteit van de gegevens en signaleert eventuele afwijkingen of ontbrekende informatie.
Om de uitvoering optimaal te ondersteunen, verzorg je actuele en duidelijke output uit de systemen, zoals werkbonnen, personeels- en materieelplanningen en transport- en materiaallijsten. Je zorgt ervoor dat de uitvoerende teams altijd beschikken over de juiste informatie om de werkzaamheden volgens de gemaakte klantafspraken uit te voeren.
Na afloop van projecten controleer je of deze volgens planning zijn uitgevoerd en ondersteun je bij de nacalculatie. Je bewaakt dat alle werkbonnen, transportbonnen en overige projectdocumenten volledig en correct worden ingeleverd. Daarnaast verwerk en controleer je de gewerkte uren in het tijdregistratiesysteem. Eventuele afwijkingen tussen de planning en de daadwerkelijke uitvoering signaleer je tijdig en rapporteer je aan de Coördinator Bedrijfsbureau.
Functie-eisen
Arbeidsvoorwaarden