Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 25-09-2025 tot 12:00 uur.
Functiebeschrijving
Voor Tilburg University is FlexIntens op zoek naar een Bestuursondersteuner voor 24-32 uur per week.
Opdrachtgever: divisie Executive Services
Executive Services levert ondersteuning aan het College van Bestuur en de Medezeggenschap. Daarnaast worden hier de juridische ondersteuning en de interne auditing voor de universiteit uitgevoerd. De divisie bestaat uit de afdelingen Secretariaat, Legal Affairs, Internal Audit & Compliance, CISO-Office.
Onderhavige opdracht valt onder de afdeling secretariaat. Hieronder vallen de pedel en de bestuurssecretarissen, de ondersteuning voor de Universiteitsraad en het Lokaal Overleg, en de secretariële ondersteuning voor het College van Bestuur en voor het College voor Promoties.
Opdracht- en functieomschrijving
Het bieden van ondersteuning aan de bestuurssecretarissen die op universitair niveau de universitaire bestuurlijke processen coördineren, organiseren en daarover adviseren. In je functie geef je administratieve ondersteuning bij verschillende bestuurlijke processen van de vergaderingen van het College van Bestuur (CvB) en andere universitaire organen die in de beleids- en besluitvorming een rol hebben. Denk daarbij aan overleggen van het College van Bestuur met de decanen van de faculteiten (OCD), de Universiteitsraad, het Stichtingsbestuur en het Directeurenoverleg.
Werkzaamheden:
- Controleren van bestuurlijke dossiers op vormvereisten en (laten) aanpassen van dossiers indien nodig.
- Klaarzetten, ordenen en administratief beheren van Ibabs-agenda's voor diverse bestuurlijke overleggen (College van Bestuur, Overleg College van Bestuur en Decanen, Directeurenoverleg, Voor- en najaarsoverleggen met faculteiten en divisies)
- Je fungeert als key-user voor het systeem Ibabs waarbij je taken onder meer zijn: het periodiek opschonen van autorisaties, doorvoeren of doorgeven van aanpassingen in agendaformats, het afstemming met functioneel beheer over aanpassingen
- Uitvragen en redigeren van bestuurlijke annotaties bij de diverse beleidsmedewerkers en het beheren van annotatieformats voor de vergaderingen van Universiteit van Nederland (UNL)
- Beheren van de gezamenlijke e-mailbox van het bestuurssecretariaat CvB
- Praktische ondersteuning bij het opstellen en actualiseren van de bestuurlijke jaarplanning inclusief de te stellen deadlines voor aanlevering
- Ondersteunen bij het bijhouden, beheren en monitoren van bestuurlijke actiepunten uit de diverse overleggen.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Kandidaat beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau
- Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar relevante werkervaring
- Kandidaat is minimaal 3 dagen per week op de campus van Tilburg University aanwezig (altijd op dinsdag en donderdag)
- Kandidaat beschikt over aantoonbare kennis en ervaring met MS365
- Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (Nederlands en Engels (op CEFR C1 niveau))
- Deze functie is niet geschikt voor een zzp'er.
Wensen:
- Minimaal 3 jaar en bij voorkeur meer dan 5 jaar relevante werkervaring
- Aantoonbare ervaring met soortgelijke werkzaamheden bij een (semi) overheid
- Aantoonbare ervaring met soortgelijke werkzaamheden bij een onderwijsinstelling
- Kennis en ervaring met het werken met Ibabs
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: voor elke opdracht is het beheersen van de Nederlandse taal verplicht.
Ref.nr.:2569677471-UZP-NL-FPC-180915 - RT189611727