Vacature Directiesecretaresse in Huis ter Heide

• Huis ter Heide
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Onze opdrachtgever is een toonaangevende en innovatieve organisatie in de gezondheidszorg die zich richt op het ondersteunen van mensen bij het verbeteren van hun gezondheid en welzijn. Hun hoofdkantoor biedt een professionele en inspirerende werkomgeving, waar directie en ondersteunende afdelingen nauw samenwerken. De organisatie kenmerkt zich door een warm en collegiaal team, een open en informele werksfeer, en een cultuur waarin initiatief en zelfstandigheid wordt gewaardeerd. Medewerkers krijgen de ruimte om persoonlijk te groeien en hun vaardigheden verder te ontwikkelen. Het team is betrokken, energiek en staat bekend om het leveren van hoogwaardige ondersteuning binnen een professionele context, waarbij samenwerking en efficiëntie centraal staan.

In deze veelzijdige en dynamische rol ben jij, samen met een ervaren collega, het kloppend hart van het directiesecretariaat. Jullie vormen samen het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties en zorgen ervoor dat de directie zich volledig kan richten op de strategische en operationele doelen van de organisatie.

Je ondersteunt de drie directieleden met uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Denk hierbij aan:

• Het beheren van complexe agenda’s en mailboxen;
• Het voorbereiden, notuleren en opvolgen van directie- en projectvergaderingen (in het Nederlands en Engels);
• Het bewaken van actiepunten en deadlines, en zorgen dat informatie tijdig beschikbaar is;
• Het coördineren van afspraken, (internationale) reizen en bijeenkomsten met strategische partners;
• Het verzorgen van correspondentie, presentaties en documentatie;
• Het organiseren van interne events, vergaderingen en informele momenten voor medewerkers;
• Het gastvrij ontvangen van bezoekers en zorgen voor een representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
   

Je krijgt in deze rol veel ruimte voor eigen initiatief. Je signaleert knelpunten, denkt actief mee over verbeteringen en zorgt er met jouw overzicht, discretie en gevoel voor prioriteit voor dat alles achter de schermen soepel verloopt.

Ben jij die energieke regelaar die altijd een stap vooruit denkt en stevig in je schoenen staat?
Dan pas je als directiesecretaresse perfect in deze rol.

Je bent:

• Een ervaren directiesecretaresse of management assistant met aantoonbare ervaring op directieniveau, die moeiteloos schakelt tussen uiteenlopende taken en prioriteiten;
• Proactief, representatief en communicatief sterk – je weet helder te communiceren, ook wanneer belangen groot zijn of de druk hoog is;
• Iemand met een gezonde dosis assertiviteit en tact, die grenzen kan bewaken en tegelijk professioneel en dienstverlenend blijft;
• Gewend om het overzicht te bewaren in dynamische of veeleisende situaties, en houdt deadlines en acties altijd strak in de gaten;
• Discreet, flexibel en hands-on, met een praktische instelling en oog voor detail;
• Vaardig met MS Office, Outlook en andere digitale tools, zodat je efficiënt en professioneel kunt werken;
• Een echte organisator en regelaar die initiatieven oppakt, tegengas durft te geven waar nodig, en zelfstandig projecten tot een goed einde brengt.

Klaar voor een uitdagende opdracht waarin je als directiesecretaresse écht het verschil kunt maken?

• Een tijdelijke ZZP-opdracht ter vervanging van een zwangerschapsverlof, met een duur in overleg en ruimte voor flexibiliteit;
• Een aantrekkelijk all-in tarief tussen € 55.- en € 65.- per uur ( dus incl. reiskosten en excl. btw ), passend bij jouw ervaring en zelfstandigheid;
• Werken op een prettige, goed bereikbare locatie in de omgeving van Zeist, in een professioneel en inspirerend kantoor;
• Een afwisselende opdracht waarin geen dag hetzelfde is en waarin je zelfstandig projecten oppakt en bijdraagt aan een soepel lopend directiesecretariaat;
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, met mogelijkheden om nieuwe vaardigheden te leren of trainingen te volgen tijdens de opdracht.
• Ben jij de zelfstandige professional die wij zoeken? Stuur dan je cv, beschikbaarheid en een korte motivatie, en wie weet versterk jij binnenkort ons team!