Vacature Directiesecretaris/coördinator secretariaat in Bilthoven

• Bilthoven
• Nederland
• Loondienst
• € 4787-5629 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 27 oktober 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 13 april 2026

Publicatiedatum: 2 april 2026

Functie

Je vervult twee rollen: directiesecretaris en coördinator secretariaat. Je besteedt waarschijnlijk het meeste van je tijd aan de werkzaamheden van directiesecretaris.

Taken als directiesecretaris

• Begeleiden van het besluitvormingsproces door DT/MT.
• Wekelijkse besluitvorming faciliteren: aanlevering van stukken organiseren, agenda opstellen, besluiten vastleggen en samen met het MT vertalen naar concrete afspraken.
• Overzicht houden over en sturing geven aan de jaarplanning van besluitvorming door DT/MT.

Taken als coördinator secretariaat

Je zorgt voor het goed functioneren van het (bestuurs)secretariaat, bestaande uit 7 collega’s, en bewaakt overzicht en rust.

• Directe begeleiding, ondersteuning en richting geven aan het secretariaatsteam.
• Totaaloverzicht behouden en prioriteiten bewaken.
• Op basis van een goed overzicht van werkprocessen en rollen zorgdragen voor het continu verbeteren van die werkprocessen.
• Het secretariaat verleent secretariële ondersteuning aan de burgemeester, wethouders, de directie en drie strategisch managers, verzorgt kabinetszaken en begeleidt het besluitvormingsproces door het college.

Overige verantwoordelijkheden

• Je fungeert als achtervang voor de bestuurssecretaris die het besluitvormingsproces door het college begeleidt.
• Je wordt ingewerkt op het bestuurlijk informatiesysteem (BIS) Qualigraf.

Eisen:

• Aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Aantoonbaar beschikbaar op woensdagochtend tot 12:30 uur ivm MT-vergadering

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als coördinerende/leidinggevende bij een (bestuurs-)secretariaat
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeente
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als bestuurssecretaris, directiesecretaris of management secretaris binnen een overheidsinstelling
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van het bestuurlijke besluitvormingsproces en met een bestuurlijk informatiesysteem (BIS); Noem het systeem in je CV
• Uiterlijk beschikbaar per 20 april 2026 voor 32 uur per week
• Aantoonbaar beschikbaar op maandag, woensdag (in ieder geval de ochtend ivm MT-vergadering) en donderdag

Competenties:

• Natuurlijk leider
• In staat een team uit te dagen om verder te groeien
• Oog voor de wensen van het MT en B&W
• Energie krijgen van een team in opbouw
• Analytisch kunnen kijken om structurele oplossingen te vinden voor de bestaande uitdagingen