Vacature Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN in Lelystad

• Lelystad
• Tijdelijk
• MBO
• Overige

Solliciteren

Vacature omschrijving

Organisatie
Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 27-08-2026 om 9:00.

Functiebeschrijving
Voor de Rijkswaterstaat Lelystad is FlexIntens op zoek naar een Documentalist -Hoofdwatersysteem & Vaarwegen MN voor 24 uur per week.  

Functie

Documentalist / Adviseur Informatiebeheer (Records Manager) voor drie water- en infrastructuurprojecten. De opdracht richt zich op documentmanagement, digitaal archiveren, dossierbeheer en het begeleiden van projectteams bij de informatiehuishouding.

Locatie en werktijden

Kantoordagen / Hybride:

• Maandag: Lelystad (Stormvloedkering Ramspol)
• Dinsdag: Lelystad (Vaarwegen Noord)
• Woensdag: Utrecht (Programma Rijkskeringen)

Overige uren kunnen in overleg worden ingevuld; er zijn expliciete teamdagen op locatie.

Opdrachtomschrijving

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project, onder aansturing en begeleiding door de aan de projecten verbonden Managers Projectbeheersing.

Hoofdverantwoordelijkheden:

• Beheer van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers tijdens activiteiten zoals registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid).
• Zorgdragen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers en autoriseren van medewerkers.
• Geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor benodigde middelen.
• Voorbereiden en uitvoeren van overdracht van projectdossiers aan het centrale archief.
• Coachen van projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden rondom documentbeheer en archiefvorming adequaat uitvoeren en de informatiehuishouding continu verbeteren.

Taken (specifiek voor het digitaal projectarchief)

• Opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix.
• Verlenen en intrekken van autorisaties in het DMS.
• Maken van relevante standaardweergaven of standaard zoekvragen in het DMS naar behoefte van medewerkers.
• Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij zelfstandig en adequaat kunnen werken aan documentbeheer en archiefvorming.
• Toevoegen, ordenen, waarderen, selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur.
• Actueel houden van alle documenten die bij het projectarchief horen.
• Verplaatsen van documenten en/of (sub)dossiers.
• Toezien op juiste verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders.
• Tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
• Melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B).
• Inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
• Opschonen van projectdossiers op conceptdocumenten, ontbrekende metadata en dubbele bestanden.
• Controleren van mailbox op archiefwaardige documenten en of deze mogelijk al in Connect aanwezig zijn.
• Toekennen van BSD-codes en bewaartermijnen.
• Schrijven van een overdrachtsplan.
• Uitvraag doen bij DIM voor een MAT-analyse.

Resultaat

• Ingerichte projectdossiers volgens gemaakte afspraken en kwaliteitseisen (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata).
• Actuele middelen voor documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).
• Overdracht van projectdossiers van afgeronde opdrachten aan het centraal archief.

Leiding en toezicht

Ja

Meest essentiële competenties

• Analyseren / analytisch denkvermogen
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling
• Hands-on mentaliteit
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden (o.a. rapportages en hulpmiddelen opstellen)
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
• Nauwkeurigheid
• Omgevingsbewustzijn
• Proactieve instelling
• Plannen en organiseren
• Zelfontwikkeling
• Zelfstandigheid

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Kandidaat beschikt aantoonbaar minimaal over HBO denk en werkniveau met een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding
2. Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren
3. Aantoonbaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4. Aantoonbaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen
5. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Het is een pre als de kandidaat aantoonbare kennis van en ervaring met het toepassen van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid) heeft
2. Bij voorkeur beschikt de kandidaat over ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie
3. De mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek) is een wens

Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:

• Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
• Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
• Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
• Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.



Ref.nr.:2569878341-UZP-NL-FPC-240808 - RT204320385