Voor het Support Office in Diemen zijn wij op zoek naar een enthousiaste en ervaren directiesecretaresse. In de functie van Executive Assistant verleen je optimale ondersteuning aan een of twee directieleden, zodat zij zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Je houdt je bezig met:
· agendabeheer van directieleden en het inhoudelijk voorbereiden van afspraken;
· meedenken en adviseren over diverse vraagstukken van directieleden;
· beheren van e-mailverkeer en prioriteiten stellen
· ervoor zorgen dat workflows, facturen en contracten worden geaccordeerd en reizen worden geboekt en voorbereid;
· het organiseren van verschillende evenementen en presentjes. Denk hierbij aan teamsessies op externe locaties en het regelen van de eindejaarsgeschenken voor alle medewerkers;
· standaardisatie en continue verbetering van werkprocessen.
Je werkt in een hecht en ervaren team van in totaal 3 Executive Assistants, waarin samenwerking, vertrouwen en humor centraal staan. Dit team is gezamenlijk verantwoordelijk voor optimale ondersteuning van alle directieleden en is het eerste aanspreekpunt voor interne en externe vragen aan directie.
Functie-eisen
· minimaal een MBO 4 diploma;
· minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie, het liefst binnen een grote, internationale corporate;
· minimaal 24 uur in de week beschikbaar;
· iemand die stressbestendig is, met ambitie en potentie om het werk telkens efficiënter uit te voeren
· interesse in AI
· je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal zowel in woord en geschrift;
· je hebt goede digitale skills en kent Microsoft Office op je duimpje;
· je hebt ervaring met complex agendabeheer van de directie;
· je hebt ervaring in een omgeving waar je correct om moet gaan met gevoelige informatie;
· je staat stevig in je schoenen en kunt fungeren als sparringpartner voor de directie;
· je kunt goed overzicht houden in een dynamische omgeving en hebt bewezen dat je continu nadenkt over hoe werkprocessen beter en efficiënter kunnen.
Hoe ziet de sollicitatieprocedure eruit?
· Telefonische kennismaking met Corporate Recruiter;
· Een eerste live gesprek met de Team Lead van het Executive Assistants team en je toekomstige collega Executive Assistant;
· Een DISC assessment;
· Een klikgesprekvan een halfuur met een de People & Culture directeur;
· Alle partijen positief? Dan word jij de nieuwe Executive Assistant!
Solliciteer gerust, ook als je niet aan alle criteria voldoet. Bij ons telt jouw motivatie en leergierigheid net zo zwaar als je ervaring. En is het toch geen match voor deze rol? Dan hebben we misschien wel iets anders!
Arbeidsvoorwaarden
· een bruto maandsalaris, afhankelijk van jouw ervaring tussen de € 3.183,- en € 4.934,-;
· de Algemene Bonusregeling ManpowerGroup Nederland
· Pensioenregeling bij BeFrank;
· benefit budget (bijvoorbeeld om (gedeeltelijk) uit te keren als bruto geldbedrag of voor het aankopen van bovenwettelijke vakantie uren;
· · 27 vrije dagen (o.b.v. een fulltime dienstverband), met de mogelijkheid er 7 te verkopen of 8 extra aan te kopen;
· mobiele telefoon (die je ook privé mag gebruiken);
· reiskostenvergoeding van 23 cent per kilometer of volledige OV vergoeding;
· alle overige arbeidsvoorwaarden conform het AVR ManpowerGroup Nederland;
· (online) opleiding en trainingen.
Sollicitatieprocedure