Vacature Kwaliteitsadviseur archief en informatiebeheer in Utrecht

• Utrecht
• Nederland
• Loondienst
• € 3467-3748 per maand
• HBO
• Communicatie Overige

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 14 mei 2026

Optie op verlenging: 1x 6 maanden

Sluitingsdatum: 31 oktober 2025

Functieomschrijving

Als kwaliteitsadviseur informatiebeheer ben je onderdeel van het cluster informatiebeheer en archivering binnen het team Informatievoorziening. Je draagt bij aan de optimalisatie van dossiervorming en archivering en bewaakt dat de informatie van de provincie Utrecht op de juiste wijze in het document management- en archiefsysteem wordt opgeslagen en beheerd.

Wat ga je doen?

• Kwaliteitstoetsen uitvoeren op informatiebeheer, onder andere op dossiers in het Document Management Systeem (DMS).
• De business begeleiden bij maatregelen gericht op duurzaam toegankelijk archiveren.
• Beoordelen van de kwaliteit en beschikbaarheid van provinciale archiefsystemen en adviseren over mogelijke verbeteringen.
• Bevorderen van een klimaat waarin de gebruikersorganisatie het gewenste kennisniveau bereikt ten aanzien van duurzaam toegankelijke archivering.
• Uitvoeren van werkzaamheden zoals beschreven in het Handboek Informatiebeheer.
• Zorgen dat project- en opgaveteams op de juiste wijze uitvoering geven aan informatiebeheer.
• Doorontwikkeling van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer.
• Ontwikkelen en onderhouden van beleid, kaders en richtlijnen voor informatiebeheer.

Jouw profiel

Je hebt ervaring met en kennis van informatiebeheer en archivering, document management systemen en het bevorderen van duurzaam toegankelijke archivering binnen een organisatie. Je bent in staat om kwaliteit te toetsen, te adviseren en beleid te ontwikkelen en te onderhouden. Je werkt graag samen met verschillende teams en weet gebruikers te begeleiden en te motiveren om het gewenste kennisniveau te bereiken.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met de Archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten. Benoem duidelijk in het CV waar deze werkervaring
• Aantoonbare werkervaring met methoden en technieken op het gebied van informatiebeheer en archivering

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met (digitale) archivering bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met het geven van trainingen over archiefwet, Wet Open Overheid en andere informatiewetten
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten, implementeren, borgen en van kwaliteitssystemen ten behoeve van toetsing en adoptie door business van taken op het gebied van informatiebeheer. Geef hiervan een duidelijk voorbeeld in het CV

Competenties:

• Je hebt een proactieve werkhouding
• Je bent kwaliteits- en resultaatgericht
• Je weet jouw omgeving te enthousiasmeren en je kunt onze gebruikers “meenemen”
• Je zoekt de verbinding met de gebruikers, de leveranciers en je collega’
• Omgevingssensitief, resultaatgericht zonder het proces en het uiteenlopende volwassenheidsniveaus van de organisatie uit het oog te verliezen: Slagvaardige en waar nodig geduldige bruggenbouwer die tegen een stootje kan