Vacature Kwartiermaker Projectenbureau in Oss bij Flexintens

Voor de gemeente Oss zoeken wij een kwartiermaker projectenbureau. 

Context

Gemeenteraad en college wensen een versnelling van de woningbouw en werklocaties. Daartoe heeft de gemeenteraad in mei 2020 ingestemd met het oprichten van de Taskforce versnelling woningbouw en bedrijventerreinen. De Taskforce, die sinds het najaar 2020 actief is, bestaat uit een externe trekker, een tweetal afdelingshoofden, een teamleider van Vastgoedontwikkeling, een stadsontwerper en een financieel adviseur. De directeur Ruimtelijke & Economische Ontwikkeling is ambtelijk opdrachtgever.

Er zijn hoge ambities op het gebied van wonen en bedrijventerreinen. Dit vraagt om een verdere professionalisering van het projectmatig werken en een stevigere aansturing op de realisatie van de projecten. De projectleiders die zich bezig houden met grote, complexe projecten op dit gebied zijn op dit moment verdeeld over twee afdelingen. In de Taskforce versnelling woningbouw en bedrijventerreinen wordt de aanbeveling gedaan om een nieuwe afdeling ‘projectenbureau' in te richten waarin deze en andere projectleiders van grotere, complexe projecten worden ondergebracht. Het gaat om circa 12-15 fte, te weten een planner, projectleiders en projectondersteuner.  

Voor het inrichten van deze nieuwe afdeling ‘projectenbureau' zijn we op zoek naar een kwartiermaker met veel kennis over en praktijkervaring met het inrichten en aansturen van een projectenbureau. Het gaat dus om het ontwikkelen, neerzetten en aansturen van het projectenbureau voor de duur van 6 maanden tot 1 jaar.

Opdracht

De opdracht van de kwartiermaker is om, samen met medewerkers, de nieuwe afdeling projectenbureau als goed functionerend projectenbureau neer te zetten. Hiertoe behoort in ieder geval:

• Verdere implementatie van de gewenste werkwijze (in de gemeente Oss hanteren we de methodiek van projectmatig creëren).
• Inrichting van de (afdelingsoverstijgende) processen en het vastleggen van procedures.
• Het opstellen van een realistische projectplanning en het zorgdragen dat tijdige realisatie van projecten nu en in de toekomst gewaarborgd is.
• De kwartiermaker structureert, zorgt voor het overall overzicht, stemt af met in- en externe partijen en zorgt voor tijdige escalatie naar directie en bestuur.
• Teamontwikkeling met als doel het neerzetten van een afdeling/team waarin effectief wordt samengewerkt, kennis wordt gedeeld en van elkaar wordt geleerd.
• Samen met de nieuw te werven ‘planner PPM' de verdere ontwikkeling van het projecten portfolio managementsysteem binnen het hele ruimtelijk-economische domein (PPM is in de Taskforce als pilot uitgewerkt).
• Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de medewerkers.

De afdeling ‘projectenbureau' werkt in opdracht van bestuur, directie en bijvoorbeeld programmamanagers. De kwartiermaker heeft een dubbele opdracht: naast de belangrijke bijdrage aan de ontwikkeling van de afdeling en de medewerkers, stuurt zij/hij ook op realistische en haalbare projectplannen.

Indien deze werkzaamheden zijn afgerond, en het projectbureau volledig is ingericht eindigt deze interim-periode en interim-functie. Er wordt dan een profiel van het afdelingshoofd projectenbureau gedefinieerd en het afdelingshoofd projectenbureau wordt geworven.

Het resultaat van het oprichten van het projectenbureau is meerledig, namelijk het versterken en verder professionaliseren van de ambtelijke projectenorganisatie; het borgen van integrale werken ook binnen projecten; het verstevigen van het opdrachtgeverschap en van het opdrachtnemerschap bij projecten en dus ook de samenwerking tussen afdelingen in de ruimtelijk-economische opgave; het sturen op kortere doorlooptijden; en (snellere) escalatiemogelijkheden bij niet goed lopende dossiers. 

• Is in staat om in korte tijd een projectenbureau neer te zetten dat eind 2021 staat!
• Heeft relevante leidinggevende ervaring met  aansturing van een projectenbureau.
• Heeft ervaring met projectmatig werken en weet de medewerkers te coachen om op deze manier te werken.
• Heeft ervaring in en met Vastgoed en gebiedsontwikkeling.
• Weet de medewerkers vanuit de twee afdelingen te verbinden met elkaar, teamspirit te ontwikkelen en de noodzakelijke energie te genereren.
• Kent en snapt het politieke speelveld en weet hierin op een correcte manier te manoeuvreren.
• Heeft ervaring met het implementeren en werken met een PPM-systeem.
• Minimaal 3 jaar leidinggevende ervaring (opgedaan in de afgelopen 8 jaar) met de aansturing van een projectenbureau binnen een overheidsorganisatie.
• Minimaal 3 jaar ervaring (opgedaan in de afgelopen 8 jaar) met het uitrollen van projectmatig werken in een organisatie