Vacature Kwartiermaker Regio Zwolle Bureau in Zwolle

• Zwolle
• Nederland
• ZZP
• HBO
• Management / interim

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 4 februari 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 9 maanden

Sluitingsdatum: 20 april 2026

Publicatiedatum: 7 april 2026

Opdracht

Als kwartiermaker werk je aan het realiseren van de juiste balans tussen continuïteit, de basis op orde en wendbaarheid van het Regio Zwolle Bureau. Je voert onderzoek uit, levert een ontwerp voor de bedrijfsvoering en inrichting van het bureau, implementeert onderdelen van dat ontwerp en pakt deels uitvoerend werk op.

Doel

Zorgen voor een duidelijke organisatie-inrichting en bedrijfsvoering die continuïteit en basis op orde waarborgt (financiën, inkoop, personele inzet, kwaliteitsmanagement) en tegelijkertijd de wendbaarheid voor regionale opgaven behoudt.

Kernactiviteiten

• Onderzoek: onderdompelen in de organisatie en analyseren van huidige inrichting, processen en samenwerkingen.
• Ontwerp: opleveren van een organisatieontwerp dat onder meer voorziet in:
  • duidelijke interne en externe organisatie-inrichting;
  • een basis op orde voor financiën, inkoop, opleiding en ontwikkeling, personele inzet (incl. externe inhuur) en kwaliteitsmanagement, met behoud van wendbaarheid;
  • rolduidelijkheid binnen het bureau en richting samenwerkingspartners;
  • een managementstructuur waarin de secretaris-directeur zich richt op eindverantwoordelijkheid, strategie en externe rol;
  • verduidelijking van de verbinding met de gemeente Zwolle en situaties waarin die verbinding expliciet niet mogelijk of gewenst is;
  • vastlegging dat de secretaris-directeur de enige hiërarchisch leidinggevende is met mandaat voor het ondertekenen van overeenkomsten.
• Implementatie: inventariseren van vervolgstappen voor uitvoering van het ontwerp en (op onderdelen) implementeren in afstemming met de secretaris-directeur en de organisatieadviseur van de gemeente Zwolle.
• Uitvoerend werk: tijdelijk ontlasten van secretaris-directeur en programmamanagers door concrete uitvoerende taken op te pakken (zie specificatie hieronder).

Specifieke uitvoerende taken

• Implementatie regieafdeling: uitvoering van het besluit dat Regio Zwolle een regieafdeling van de gemeente Zwolle is, inclusief verbinding en organisatie van overheaddiensten en expliciteren van afwijkingen van werkwijze gemeente Zwolle met onderbouwing en eventuele besluitvorming.
• Financieel management (basis op orde):
  • opstellen van voortgangsrapportages en verantwoording;
  • bijdragen aan de regiobegroting (financiële paragraaf);
  • opstellen van meerjarige begroting en financiële strategie in afstemming met het netwerk;
  • afspraken over financiën met partners.
• Kwaliteitsmanagement:
  • opstellen van voortgangsrapportages;
  • optimaliseren van de PDCA-cyclus.

Samenwerking

Je werkt in opdracht van de secretaris-directeur van Regio Zwolle en stemt af met collega’s van het Regio Zwolle Bureau en met de organisatieadviseur, financiën en business control van de gemeente Zwolle.

Overig

Het is mogelijk dat uit het ontwerp een structurele rol ontstaat die door de uitvoerder van deze opdracht ingevuld kan worden.

Eisen:

• Minimaal twee jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen vijf jaar m.b.t. onderzoek en maken van een ontwerp voor een organisatie-inrichting,dit is toegelicht met concrete voorbeelden in de werkervaring
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaarwaarbij sprake was een financieel gerelateerde opdracht, de inhoud van de opdracht is uitgewerkt met concrete voorbeelden
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als kwartiermaker, programmamanager of projectmanager bij een overheidsinstelling

Wensen:

• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een netwerk-organisatie of samenwerkingsverband
• Aantoonbare werkervaring methet ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren bij een gemeente
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom door de ervaring en competenties de kandidaat geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf
• Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren van een PDCA cyclus bij een gemeente
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaringmet het ontwerpen of opzetten van een organisatie-inrichting en het implementeren daarvan bij een overheidsinstelling

Competenties:

• Analytisch vermogen
• Beschikt over sterk ontwikkelde analytische vaardigheden. Kan complexe vraagstukken snel doorgronden, onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken en onderliggende patronen, risico’s en kansen scherp identificeren. Op basis van beleid, organisatiedynamiek en inhoudelijke expertise met elkaar te verbinden en komt tot weloverwogen, onderbouwde conclusies
• In staat om te schakelen tussen; onderzoek en advies, met vertaling naar de praktijk. Kan zowel adviseren als richting geven, afhankelijk van wat de situatie vraagt. Is in staat om strategische adviezen om te zetten naar praktische, uitvoerbare stappen en het Regio Zwolle Bureau hierin mee te nemen
• Leiderschap, daadkracht en probleemoplossend vermogen
• Toont leiderschap in het oplossen van problemen. Kan complexe problemen ontleden, alternatieven afwegen en duurzame oplossingen realiseren. Neemt verantwoordelijkheid, stemt af, maar durft besluiten te nemen en houdt tegelijkertijd oog voor kwaliteit in het Regio Zwolle Bureau
• Samenwerken, verbinden en intern netwerken
• Bouwt actief aan relaties binnen het Regio Zwolle Bureau en de gemeente Zwolle en weet deze twee op bepaalde onderwerpen effectief met elkaar te verbinden. Signaleert waar samenwerking versterkt kan worden en treedt hierbij op als katalysator. Is vaardig in het creëren van draagvlak en het bij elkaar brengen van verschillende belangen
• Structuur aanbrengen
• Creëert overzicht in complexe processen, maakt werkbaar gestructureerde plannen en borgt duidelijke afspraken en voortgang
• Organisatiekundig & organisatiesensitief
• Begrijpt bestuurlijke en ambtelijke verhoudingen en is gevoelig voor politieke en maatschappelijke signalen. Weet daarbij de vertaling te maken wat dit betekent voor Regio Zwolle en het Regio Zwolle Bureau
• Financeel onderlegd
• Beschikt over een solide financiële basis en kan begrotingen, businesscases, scenario's en financiële rapportages goed interpreteren en benutten