Vacature Management Assistent / Bestuurssecretaresse

• Wijk Bij Duurstede
• Nederland
• Loondienst
• € 4659-5291 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 19 mei 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Sluitingsdatum: 5 januari 2026

Publicatiedatum: 16 december 2025

Functieomschrijving

Als Bestuurssecretaresse vervul je een centrale en veelzijdige rol binnen onze organisatie. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en de domeinmanagers, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. Daarnaast neem je een coördinerende rol op je binnen het secretariaatsteam, waarbij je zorgt voor een soepele samenwerking en efficiënte werkprocessen.

Jouw taken

• Proactief beheren en bewaken van de agenda’s van de burgemeester, wethouders en de gemeentesecretaris/directeur;
• Met een grote mate van zelfstandigheid bepalen waar de prioriteiten liggen bij de behandeling van telefoonverkeer, e-mails en verzoeken voor afspraken en hierover adviseren;
• Meelezen in de mailboxen van het college voor optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning;
• Voorbereiden van de wekelijkse collegevergaderingen en portefeuillehouderoverleggen in nauwe samenwerking met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris;
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en het uitzetten van informatie en acties naar het college of collega’s;
• Coördineren binnen het secretariaatsteam door te zorgen voor duidelijkheid in rol- en taakverdeling binnen het team en tussen afdelingen;
• Uniformeren en professionaliseren van werkwijzen en processen zodat iedereen op dezelfde manier werkt;
• Bewaken van bezetting en werkverdeling en tijdig signaleren van knelpunten;
• Fungeren als spin in het web tussen verschillende afdelingen en zorgen dat afspraken en verantwoordelijkheden helder zijn;
• Initiatieven nemen om de samenwerking en efficiëntie van het secretariaat te verbeteren.

Wie ben jij?

Je hebt een afwisselende functie als meewerkend voorman waarbij geen dag hetzelfde is. Je bent proactief en kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden. Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail, maar ook in staat om op het juiste moment je voelsprieten uit te steken. Daarnaast ben je een prettige collega met wie het goed samenwerken is.

Eisen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse binnen een overheidsinstelling
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in het coördineren van een secretariaatsteam
• Aantoonbare werkervaring met het in staat zijn om burgemeester, wethouders en directeur te adviseren in het bepalen van prioriteiten bij e-mail verkeer, verzoeken om afspraken en telefonische verzoeken om contact
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Uiterlijk beschikbaar per 19 januari 2026 voor 36 uur per week
• Bring your own device’ is van toepassing. Bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld. Onder IT-middelen wordt verstaan: laptop, telefoon en toebehoren

Wensen:

• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 12 jaar als Management Assistent en/of Bestuurssecretaresse bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring in het uniformeren van werkprocessen en het verbeteren van samenwerking binnen teams
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden van vergaderingen in iBabs
• Aantoonbare werkervaring met het samenwerken met directie/secretaris
• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in de richting van (directie)secretaresse / management assistent

Competenties:

• Je bent een prettige gesprekspartner
• Je bent communicatief vaardig in geschrift en taal
• Je bent accuraat, integer en stressbestendig
• Je beschikt over een flinke dosis doorzettingsvermogen
• Je kunt goed organiseren, analyseren en verbinden
• Je bent gestructureerd en hebt oog voor detail
• Je hebt een flexibele werkinstelling