Vacature Management Assistent in Maarssen bij Secretary Plus

Als Management Assistent kom je te werken bij een internationaal optiek- en audioketen op het kantoor in Maarssen. De organisatie is een toonaangevend bedrijf in de optiekbranche, met een sterke focus op het bieden van hoogwaardige oogzorg en het leveren van kwaliteitsproducten aan klanten over de hele wereld. Bovendien is deze organisatie toegewijd aan het ondersteunen van de medewerkers in hun professionele ontwikkeling en het creëren van een inclusieve werkomgeving waarin diversiteit wordt omarmd en gewaardeerd. Het kantoor is goed te bereiken met eigen en openbaar vervoer, vanuit de richtingen Amsterdam, Utrecht en Almere.

Deze nieuwe rol draait om het ondersteunen van de Directeur, de General Manager en het managementteam. Jouw verantwoordelijkheden zullen zich richten op het beheren van secretariële en administratieve taken op een professionele, vertrouwelijke en efficiënte manier. Als Management Assistant kun je diverse taken verwachten, waaronder:

• Agendabeheer, prioritering van schema's en afhandeling van e-mail- en telefooncommunicatie;
• Coördinatie van vergaderingen, evenementen en locatieboekingen, inclusief het voorbereiden van vergaderstukken, deelname en notuleren;
• Organisatie van reisarrangementen en accommodaties;
• Proactieve identificatie en oplossing van problemen, anticiperen op uitdagingen, oplossingen bieden en effectief coördineren om problemen te voorkomen;
• Omgaan met vertrouwelijke informatie met strikte vertrouwelijkheid, discretie en integriteit demonstreren;
• Fungeren als contactpersoon tussen de Directeur, de General Manager, het managementteam en interne of externe belanghebbenden, het faciliteren van soepele communicatie.

Voor deze rol verwachten we dat je eerdere ervaring hebt in een PA-rol of als operationeel assistent. Vanwege het omgaan met gevoelige informatie en met strakke deadlines, is het handhaven van vertrouwelijkheid en aandacht voor detail cruciaal. Hoewel we begrijpen dat je niet slechts een checklist bent, hopen we wel dat je kunt voldoen aan het volgende:

• Vaardigheid in Microsoft Word, Excel, PowerPoint en e-mailsystemen zoals Office 365;
• Vermogen om meerdere taken tegelijkertijd te jongleren en prioriteren;
• Flexibiliteit in het benaderen van dagelijkse taken, aangezien zaken soms snel kunnen verlopen;
• Vermogen om onderscheid te maken tussen urgente en belangrijke taken;
• Assertiviteit wanneer nodig om ervoor te zorgen dat taken worden voltooid;
• Vloeiend in geschreven en gesproken Nederlands en Engels.

Als Management Assistent bieden we jou:

• Een bruto startsalaris tussen de €4.000 en de €5.200 o.b.v. 40 uur en relevante werkervaring;
• Conform de CAO Metaal & Techniek ontvang je 25 vakantiedagen. Werk je 40 uur per week, dan ontvang je nog eens 13 ADV dagen. Werk je minder dan 40 uur dan is je ADV verrekend in je salaris;
• Een uitgebreid duurzaam inzetbaarheidsbeleid met onder andere een jaarlijkse inzetbaarheidsbonus, bijdragen aan fitnessabonnementen en fietsaanschaf;
• Investering in jouw kennisontwikkeling via coaching, ons online leerportaal en opleidingsmogelijkheden;
• Bijdrage aan inclusief ondernemen door werkgelegenheid te bieden aan mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt;
• Een optie tot fulltime contract voor onbepaalde tijd.