Vacature Managementassistent I&D in Amsterdam bij Olympia

• Amsterdam
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Bureau Inclusie en Diversiteit (BID) werkt samen met collega's, afdelingen, directies, stadsdelen en clusters aan een inclusieve en diverse organisatie. Dat wil zeggen een organisatie waar iedereen de ruimte krijgt om zichzelf te zijn en zich gehoord, gewaardeerd en veilig voelt.Het bureau werkt onder directe leiding en in opdracht van de gemeentesecretaris.

Het bureauteam vergroot de inclusie en diversiteit door met collega’s te kijken of beleid, procedures en processen anders kunnen. Het ontwikkelde daarvoor onder meer een handleiding en een routekaart voor het melden van discriminatie en ander ongewenst gedrag. Het team zorgt voor meer bewustzijn bij collega’s over inclusie, diversiteit, sociale veiligheid en persoonlijk leiderschap. Voorbeelden hiervan zijn: inzicht krijgen in je eigen vooroordelen en het opkomen voor collega's die te maken hebben met ongewenst gedrag.

Werklocatie: Amstel, 1, 1011PN, AMSTERDAM

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, ontzorgen en overzicht houden? Voor het Bureau Inclusie & Diversiteit zoeken wij een Managementassistent ter vervanging, die als administratieve spil zorgt dat de afdeling soepel draait.

In deze rol ondersteun je het afdelingshoofd en de teamleden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Je bent het centrale aanspreekpunt en verantwoordelijk voor een breed pakket aan secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken. Je beheert agenda’s, plant afspraken, bereidt overleggen en bijeenkomsten voor en vervult een gastvrije rol bij intern en extern bezoek.

Daarnaast verzorg je financiële en ICT-ondersteuning, zoals het aanmaken van inkooporders en het controleren en goedkeuren van facturen in AFS. Binnen het team ben je een belangrijk aanspreekpunt, beheer je de algemene mailbox en ondersteun je bij (complexe) bijeenkomsten en evenementen.

Je komt te werken in een betrokken team waar samenwerking, ontwikkeling en maatschappelijke impact centraal staan. Een afwisselende functie waarin geen dag hetzelfde is.

• Je beschikt over een afgeronde mbo-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als managementassistent of secretaresse voor een afdelingshoofd of manager, met ervaring in complex agendabeheer en brede secretariële ondersteuning (toegelicht op je cv).
• Je hebt bij voorkeur ervaring binnen een publieke of non-profit organisatie, zoals zorg, onderwijs of overheid (toegelicht in je motivatiebrief).
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met de benodigde ICT-vaardigheden, waaronder Word, Excel, PowerPoint, Outlook en MS Teams/SharePoint.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen:
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgerichtheid.
• Samenwerken
• Stressbestendig
• Verantwoordelijkheid

• Bruto maandsalaris tussen €3.171,- en €4.464,- (o.b.v. 36 uur, afhankelijk van ervaring).
• Parttime baan van 32 tot 36 uur per week, flexibel inzetbaar.
• Uitzendcontract van 1 jaar, met kans op verlenging.
• Direct pensioenopbouw en 8% vakantiegeld.
• Reiskostenvergoeding tot 45 km: €0,10/km (auto), €0,15 (fiets/lopen), €0,21 (OV).
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per dag en ruime ontwikkelmogelijkheden.
• Gezellig en ambitieus team binnen een maatschappelijke organisatie.
• Eindejaarsuitkering van 9,05%, berekend over het aantal gewerkte uren.

De gemeente Amsterdam is een gastvrije werkgever voor iedereen met een hart voor Amsterdam. De gemeente wil een werkgever zijn waar iedereen welkom is en waar de medewerkers echt een afspiegeling zijn van de samenleving. De gemeente kijkt niet naar wat je niet kan, maar vooral naar wat je wel kan en waar je talenten liggen. We nodigen daarom iedereen die een steentje wil bijdragen aan het prachtige Amsterdam van harte uit om te solliciteren.

Deze vacature is in beheer van Maria, voor vragen kun je mailen naar m.shaawi@olympia.nl