Vacature Parttime managementassistent in Vijfhuizen bij Unique

De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit zo’n 90 collega’s en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort. We werken altijd in opdracht, meestal van de Directie, en richten ons op belangrijke, vaak complexe opgaven van de stad. Deze maatschappelijke opgaven zijn domein breed en afdeling overstijgend en volgen het coalitieprogramma. Actuele programma’s zijn bijvoorbeeld de implementatie van de Omgevingswet, duurzaamheid, de transformatie van het sociaal domein, overheidsparticipatie/ nieuwe democratie, de groei van de stad en regionale samenwerking, ook op landelijk en Europees niveau. Behalve aan programma’s werken we ook in de stad, die verdeeld is in zes gebieden waaronder Zandvoort. De zes gebiedsteams hebben hun voelsprieten overal in de stad en werken samen met collega’s uit de organisatie en partners in de stad, zodat goed wordt aangesloten op wat er nodig is.

Je ondersteunt de manager bij het programma Parkeerbeheer. Als parttime managementassistent bij de gemeente Haarlem houd jij je bezig met de ondersteuning van teammanagers.

Wat zijn je taken:

• Je ondersteunt de manager in het bijhouden/archiveren van de mailbox
• Vind het niet erg om af en toe te notuleren
• Je draagt bij aan de afhandeling van mails en ingekomen post
• Agendabeheer bijhouden

De functie van 1 september en duurt tot eind december 2024. Het betreft een functie voor 2/3dagen per week (16 uur tot max 20 uur).

• Je hebt een afgeronde MBO opleiding op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn
• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs.

• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal €19,24 - €25,50 per uur (schaal 8) bij een fulltime aanstelling in een 36-urige werkweek
• Een keuze budget van 17,05% van je bruto salaris, voor persoonlijke ontwikkeling
• De keuze om hybride te werken
• Meteen opbouwen van een pensioen
• Een OV-vergoeding voor woon-werkverkeer.
• Een reiskosten vergoeding van 0,09 cent per kilometer vanaf 10km enkele reis.