Onze opdrachtgever is een organisatie in de publieke sector die zich bezighoudt met het uitzoeken en duiden van maatschappelijke vraagstukken. Hier worden cijfers verzameld, ontwikkelingen geanalyseerd en rapporten geschreven waar de overheid haar keuzes op baseert. Denk aan vragen als: werkt een bepaalde aanpak eigenlijk, wat zijn de gevolgen van een nieuwe regel, en hoe ziet een probleem er in werkelijkheid uit? De uitkomsten belanden op de bureaus van mensen die daar besluiten over nemen, en zijn regelmatig terug te lezen in de media.
De organisatie is overzichtelijk van omvang, met een paar inhoudelijke afdelingen en een ondersteunende staf. Het managementteam staat kort op de werkvloer. Je collega's zijn hoogopgeleid, kritisch en zorgvuldig, en voelen zich verbonden met het werk dat ze doen. Feiten wegen hier zwaarder dan snelheid, en er wordt samengewerkt met universiteiten en andere kennisinstellingen.
De sfeer is open en collegiaal, met korte lijnen en veel ruimte voor eigen inbreng. Er wordt geïnvesteerd in je ontwikkeling, met budget en tijd om jezelf verder te bekwamen. Als secretaresse heb je hier een zichtbare rol: je zit dicht op het managementteam en weet wat er speelt.
Functieomschrijving
Je ondersteunt twee leden van het managementteam van een organisatie in de regio Den Haag. Het zwaartepunt van je werk ligt bij complex agendabeheer: je plant, verschuift en bewaakt afspraken van twee drukke agenda's, houdt overzicht op prioriteiten en zorgt dat beide MT-leden altijd op tijd en goed voorbereid aan tafel zitten. Je bent aanwezig bij overleggen, houdt de actielijst bij en zorgt dat afspraken ook echt worden opgevolgd.
Je werkt zelfstandig en pakt zaken op voordat erom gevraagd wordt. Je herkent knelpunten in de planning vroegtijdig, komt met oplossingen en regelt wat geregeld moet worden. Daarbij bewaak je de agenda van je MT-leden ook tegen de druk van buitenaf: je durft nee te zeggen als een verzoek niet past en houdt daarin je rug recht. Daarnaast bereid je vergaderingen voor, verzamel je de benodigde stukken en help je bij het organiseren van bijeenkomsten. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt dat de communicatie rondom je MT-leden vlot verloopt.
Functie-eisen
MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële richting.
Minimaal drie jaar werkervaring als secretaresse of managementassistent.
Aantoonbare ervaring met agendabeheer.
Handig met Microsoft Office
Uitstekende beheersing van het Nederlands, mondeling en schriftelijk.
Je werkt proactief, houdt overzicht en durft grenzen te stellen, ook richting je MT-leden.
Je bent discreet en weet wat er speelt binnen de organisatie.
Arbeidsvoorwaarden
Een salaris tot € 4.500 bruto per maand op basis van 40 uur (inclusief IKB)
Een werkweek van 32 tot 36 uur, na de inwerkperiode ook te werken in vier dagen van negen uur.
Hybride werken: de helft van je uren op kantoor in de regio Den Haag, de rest mag vanuit huis (hoeft niet)
Goede secundaire voorwaarden zoals gebruikelijk in de publieke sector.
Volop mogelijkheden voor cursussen en trainingen.
Een stabiele werkgever waar je werk er inhoudelijk toe doet en waar je met vaste werktijden en een goede werk-privébalans kunt rekenen.