Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. De focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.
De Universitaire Bestuursdienst werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuur agenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.
De afdeling Juridische Zaken is onderdeel van de Directie Bestuurszaken van de Universitaire Bestuursdienst. De afdeling Juridische zaken bestaat uit 24 juristen, 2 secretaresses en een afdelingshoofd. Het team juristen adviseert het College van Bestuur en de leiding van faculteiten en diensten op juridisch gebied. De afdeling zorgt ervoor dat de interne regelgeving van de universiteit op orde is en dat medewerkers weten hoe ze daarmee om moeten gaan, biedt ondersteuning aan diverse commissies die zich buigen over bezwaren, geschillen of klachten en verzorgt de voorbereiding van de besluitvorming daarover door het College van Bestuur. De juristen behandelen de daarnaast gerechtelijke procedures. Enkele juristen zijn nauw betrokken bij het vorm geven aan onderzoeksamenwerkingen, anderen ondersteunen bij de totstandkoming van belangrijke zakelijke overeenkomsten of adviseren over arbeidsrechtelijke geschillen. Daarnaast adviseert de afdeling bij juridische kwesties waarmee grote financiële of andere belangen zijn gemoeid. Het secretariaat ondersteunt hierbij.
Functieomschrijving
Ben jij een managementassistent met passie voor je vak en wil jij met plezier alles op alles zetten om een team juristen secretarieel optimaal te ondersteunen? Dan zijn wij naar jou op zoek.
Wat maakt onze vacature nou zo leuk en onderscheidend? Ten eerste; je werkt bij een juridische afdeling waar het werk elke dag weer anders is en je veel interessante kwesties, vraagstukken, gerechtelijke procedures de revue ziet passeren. Ten tweede; wij zijn een mega leuke afdeling, met 26 collega’s die vanuit hun verschillende juridische expertises het college van bestuur, decanen, directeuren en leidinggevenden binnen de universiteit adviseren bij complexe juridische vraagstukken. Ten derde; als spin in het web mag jij deze collega’s ondersteunen om samen de doelen van de afdeling te behalen. And last but not least, het is een heel zelfstandige baan waarin jij het overzicht houdt, plant en creatief organiseert en waar je ook nog eens mag werken aan je eigen groei en ontwikkeling. We staan altijd open voor nieuwe initiatieven en ideeën.
Samen met collega managementassistenten run je het secretariaat van de afdeling Juridische Zaken van de Universiteit Utrecht. We zoeken iemand die dit type werk écht leuk vindt. Zelfs als je een complexe agenda afspraak weer moet verzetten, omdat er andere afspraken toch prioriteit hebben. Iemand die graag organiseert, plant maar ook graag verbindt en aandacht heeft voor sociale activiteiten in de werksituatie. Zonder jou en je collega’s komen adviezen en brieven en e-mails niet bij de verschillende geadresseerden waaronder de rechtbanken terecht.
Het secretariaat staat voor hoogwaardige dienstverlening en het is jouw passie om daaraan bij te dragen. Wij vragen een proactieve houding en zelfredzaamheid en aanpakken onder het motto: “Ik heb dit nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan”. Daarnaast verwachten wij veel ervaring, affiniteit en kennis van digitale systemen, waaronder Teams. Binnen de afdeling JZ loopt een project eenduidig en efficiënt werken waarbij het optimaal gebruik van Teams een van de pijlers is.
Wat vragen wij van je:
Je hebt minimaal een MBO-diploma op zak;
Je hebt enkele jaren werkervaring in een functie als bijvoorbeeld Managementassistent, Personal Assistant, Officemanager.
Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels.
Je bent secuur en een kei in plannen en organiseren.
Het Officepakket, vooral Outlook heeft nauwelijks geheimen voor jou. Je beheerst de verschillende toepassingen van Teams.
Je staat ervoor open om toekomstige ontwikkelen zoals AI toepassingen te omarmen en je eigen te maken.
Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week, minder uren is helaas niet mogelijk maar meer uren wel! In verband met de huidige bezetting werk je in ieder geval op maandag en vrijdag. Je werkt minimaal 3 dagen op kantoor (Bestuursgebouw) en de overige werkdagen kan vanuit huis worden gewerkt. De kantoordagen zijn bij voorkeur maandag, dinsdag en donderdag. Donderdag is een verplichte dag omdat dan alle collega’s op kantoor zijn en ook het werkoverleg, lunchlezingen zijn gepland.
Wat wij jou bieden:
Gezellig team met 26 collega's
Interessante en afwisselende afdeling
Salaris van €2899 tot wel €3809
Inspirerende werkomgeving
Zelfstandige baan met veel verantwoordelijkheid
een contract tot in ieder geval 2 februari 2026