Vacature omschrijving
Organisatie
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.
Functiebeschrijving
Als managementondersteuner ben jij de organisatorische schakel van het managementteam (MT) van de Directie Internationaal Ondernemen (DIO), onderdeel van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
DIO zet zich in voor het duurzaam versterken van het internationale verdienvermogen van Nederland en ondersteunt Nederlandse bedrijven bij hun internationale ambities. Het MT geeft leiding aan verschillende clusters binnen deze economische directie en opereert in een dynamische, bestuurlijke en internationale context waarin prioriteiten snel kunnen verschuiven.
Binnen deze omgeving zorg jij ervoor dat processen soepel verlopen, agenda's en informatiestromen op orde zijn en het MT optimaal wordt ondersteund. Je werkt nauw samen met collega's binnen het secretariaat en denkt proactief mee over planning, prioriteiten en werkprocessen.
Een greep uit jouw taken:
- Complex agendabeheer van één of meerdere MT-leden, inclusief prioritering en strategische planning.
- Plannen en organiseren van (internationale) dienstreizen en afstemming met interne en externe stakeholders.
- Beheren van de directiepostbus en stukkenstroom, inclusief prioritering, voortgangsbewaking en procedurele controle.
- Ondersteunen bij het voorbereiden, samenstellen en digitaal verspreiden van vergaderstukken en dossiers.
- Afhandelen van correspondentie en telefoongesprekken, waaronder uitnodigingen en bedankbrieven.
- Adviseren van medewerkers bij bedrijfsvoeringsvragen en ondersteunen van clusters binnen de directie.
- Actief meedenken over planning, werkprocessen en verbeteringen binnen het secretariaat en het MT.
Je gaat aan de slag voor 20 tot 24 uur per week. Startdatum zal zo snel mogelijk zijn tot en met 3 juli 2026, optie tot verlenging is aanwezig.
Functie-eisen
Als managementondersteuner buitenlandse zaken ben je klantgericht, proactief en een sterke organisator. Je behoudt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt moeiteloos in een afwisselende, bestuurlijke omgeving.
Je beschikt over goed ontwikkelde organisatiesensitiviteit en handelt met een groot gevoel voor integriteit en discretie. Plannen en organiseren gaat je van nature goed af en je bewaakt voortgang en deadlines zorgvuldig.
Daarnaast werk je graag samen en toon je initiatief. Je signaleert verbeterkansen en draagt actief bij aan een professionele en collegiale werkomgeving.
Verder heb jij:
- Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
- Minimaal 4 jaar ervaring als managementondersteuner.
- Kennis van secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal en Engelse taal (B2).
Arbeidsvoorwaarden
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van €3016,50 t/m €3879,75 per maand o.b.v. 36 uur, volgens de CAO het Rijk, schaal 7.
- Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
- Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
- Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
- Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
- Een eindejaarsuitkering.
- Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.
Ref.nr.:37566-UZP-NL-FPC-090213 - RT195890460