Vacature Medewerker Bestuurssecretariaat in Zeist bij S&Z Consultancy

• Zeist
• Nederland
• Loondienst
• € 2544-3954 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 11 mei 2026

Optie op verlenging: 2x 3 maanden

Duur: 3 maanden

Sluitingsdatum: 28 januari 2026

Publicatiedatum: 21 januari 2026

Functie

Bestuurssecretaresse

Je ondersteunt secretarieel de burgemeester en de wethouders, met een nadruk op het ondersteunen van 3 wethouders.

Team

Je komt in een team met twee andere bestuurssecretaresses waarmee je samen de burgemeester en wethouders van de gemeente ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Plannen van afspraken: dit beslaat ongeveer 75% van de dagelijkse werkzaamheden.
• Eerste aanspreekpunt: voor contactverzoeken gericht aan de wethouders.
• Bewaken voorbereiding: zorgen dat voorbereidingen tijdig worden aangeleverd.
• Klaarzetten vergaderstukken: onder andere in iBabs.
• Rapportages opstellen: wekelijks rapportages met betrekking tot regionale en representatieve activiteiten van het college.

Eisen:

• Afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau 4 in secretariële richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurssecretaresse, binnen een gemeentelijke organisatie
• Aantoonbare werkervaring met agendabeheer, organisatie van vergaderingen en stukkenstromen
• Bereidheid om op specifieke dagen (maandag, woensdag en onderdag) te werken in Zeist

Wensen:

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als bestuurs secretaresse bij een overheidsinstantie
• Aantoonbare werkervaring met Ibabs
• Aantoonbare werkervaring met Office 365
• Aantoonbare werkervaring met Sharepoint
• Aantoonbaar beschikbaar voor minimaal 28 uur per week gedurende de volledige duur van de opdracht

Competenties:

• Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak is voor jou als vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Zoals het een echte multitasker betaamt denk je vooruit en neem je initiatief. Je kunt snel schakelen en anticipeert met gemak op plots aankomende activiteiten. Jij bent het schakelpunt tussen het college, de organisatie en de inwoners van Zeist. Met grote nauwkeurigheid beheer je de complexe agenda’s van de collegeleden en scan je actief op belangrijke berichten in hun mailboxen. Door jouw politiek en bestuurlijk inlevingsvermogen ben je in staat op eigen initiatief mailberichten af te handelen of deze te bespreken met de collegeleden. Jij zorgt ervoor dat de dag van de collegeleden soepeltjes verloopt. Je bent je ervan bewust dat je het voorportaal bent van het college van gemeente Zeist dus je beseft dat jouw optreden representatief en onkreukbaar moet zijn. Communicatie is daarin echt jouw ding net zoals takt en inlevingsvermogen