Je gaat aan de slag bij een publieke organisatie met een maatschappelijk doel: bijdragen aan een veilige en leefbare omgeving voor iedereen. De vastgoedafdeling ondersteunt locaties en projecten door het hele land met vastgoedbeheer en facilitair support. Binnen de organisatie heerst een open cultuur: collega’s zijn aanspreekbaar, verantwoordelijkheden zijn duidelijk en jouw bijdrage wordt echt gewaardeerd.
Zoals een van je toekomstige collega’s het mooi samenvat: “Je krijgt hier direct vertrouwen en de ruimte om je werk goed te doen.”
Functieomschrijving
In deze functie bied je algemene financiële ondersteuning en administratieve hulp voor de ABB Real Estate- en Facility Management-afdeling. Je fungeert als aanspreekpunt voor vragen, waarbij je oplossingen biedt binnen jouw verantwoordelijkheden en zaken doorzet wanneer dat nodig is.
Je speelt een belangrijke rol in het soepel laten verlopen van administratieve processen en procedures binnen de organisatie. Je beoordeelt de urgentie van kwesties en biedt vertrouwelijke ondersteuning aan het managementteam.
Jouw verantwoordelijkheden
• Bestellingen aanmaken in SAP en opvolgen van de inkoopordercreatie in samenwerking met collega’s in Polen.
• Communiceren met verschillende afdelingen om processen soepel te laten verlopen.
• Openstaande vorderingen controleren en waar nodig opvolgen.
• Facturen verwerken in ReadSoft, de software voor geautomatiseerde factuurverwerking geïntegreerd met SAP.
• Inkooporders en inkoopaanvragen controleren op volledigheid en nauwkeurigheid, inclusief het monitoren van GR/IR-verschillen (Goods Receipt vs. Invoice Receipt) in SAP.
• Rapporten en overzichten verwerken in Excel, waaronder:
o Het maken en analyseren van draaitabellen.
o Het verwerken van kostenallocaties.
o Het invullen en bijhouden van energiemetingen.
• Zorgen voor tijdige en correcte afsluiting van inkooporders en inkoopaanvragen.
• De lijst met openstaande items afstemmen met de financiële afdeling en factuurcorrecties verwerken.
Wat vragen wij van je:
Je houdt ervan orde te scheppen en werkt graag gestructureerd. Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op. Daarnaast neem je mee:
• Vijf jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende functie.
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere taken tegelijk te beheren, met uitstekende planningsvaardigheden.
• Sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Ervaring met boekhouding is een pré.
• Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Word, Excel en Teams.
Wat wij jou bieden:
Je krijgt een veelzijdige functie in een maatschappelijk relevante omgeving. Natuurlijk kan je ook rekenen op:
Een bruto maandsalaris tussen de €3.400,- en €4.400,- (o.b.v. fulltime).
Een contract voor minimaal 12 maanden, met uitzicht op een vast dienstverband.
Een fulltime werkweek
Hybride werken
Een goed bereikbare werklocatie in Rotterdam.
Mogelijkheden tot opleidingen en cursussen om jezelf verder te ontwikkelen.
Interesse?
Wil jij je administratieve talent inzetten in vastgoed? Solliciteer direct of bel naar 010 – 281 5055. Voor meer informatie. Mailen kan ook: rotterdam@actiefwerkt.nl.