Vacature Officemanager in Amstelveen bij ARTO Recruitment

• Amstelveen
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Onze opdrachtgever is een onafhankelijke hypotheek- en verzekeringsadviseur, gevestigd in Amstelveen. Samen met 14 collega's gaan zij dagelijks aan de slag om voor hun klanten, tegen zo goed mogelijke voorwaarden, hypotheken en/of verzekeringen af te sluiten. In de markt staan ze goed bekend om hun zeer deskundige én persoonlijke aanpak, wat ervoor zorgt dat de aanvragen binnenstromen. Je komt terecht in een fijne werksfeer met ambitieuze collega’s. Er vinden regelmatig bedrijfsuitjes plaats en jaarlijks gaat het hele team een weekend skiën! Wil jij hier aan de slag? Wij vertellen je in een eerste gesprek graag waar je precies komt te werken.

Als officemanager word jij onderdeel van een hecht team bestaande uit 14 collega's en ben jij de drijvende kracht achter de dagelijkse organisatie van het kantoor. Jij zorgt voor structuur, overzicht en continuïteit en weet precies wat er speelt binnen het team én de organisatie. Je schakelt moeiteloos tussen operationele, commerciële en organisatorische werkzaamheden en bent een onmisbare schakel tussen collega’s, directie en klanten.

HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?

Facilitair en events: Je zorgt dat alles op kantoor goed geregeld is. Van het bestellen van kantoorartikelen en contact met leveranciers tot het organiseren van teamuitjes, feestdagen, jubilea, verjaardagen en andere momenten die bijdragen aan een fijne werksfeer.

HR: Je coördineert de HR-processen binnen het kantoor en bent nauw betrokken bij het team. Je begeleidt functionerings- en beoordelingsgesprekken, ondersteunt medewerkers in hun ontwikkeling en houdt de personeelsplanning scherp in de gaten. Ook speel je een actieve rol in het opstellen van vacatures, contact met recruitmentbureaus, onboarding van nieuwe collega’s en de begeleiding van stagiaires.

(Financiële) administratie: Je ondersteunt en controleert de financiële processen binnen de organisatie. Je verwerkt en controleert facturen en betalingen, houdt grip op de omzetregistratie per dossier en SEPA-betalingen en signaleert afwijkingen. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor collega’s bij vragen over facturatie en zorg je dat alles administratief klopt of dat problemen worden opgelost.

Coördinatie: Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het kantoor. Je houdt overzicht over lopende dossiers en werkzaamheden, bewaakt de planning en zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en schakelt continu met adviseurs, binnendienst en directie. Daarnaast bereid je overleggen voor en leid je deze, bewaak je actiepunten en zorg je dat zaken ook écht worden opgepakt. Je ondersteunt, indien nodig, op de binnendienstafdeling. Hierbij ben je ook verantwoordelijk voor het ondersteunen bij complexe dossiers, oplossen van ad hoc problemen en het te woord staan van ontevreden klanten. 

Relatiebeheer: Je onderhoudt dagelijks contact met klanten en samenwerkingspartners. Je plant afspraken, staat klanten professioneel en commercieel te woord en zorgt voor goede nazorg. Ook signaleer je kansen binnen bestaande relaties en draag je bij aan het versterken van samenwerkingen met onder andere makelaars en andere partners. Ook ben je betrokken bij het beheer van verhuurde panden. Je onderhoudt contact met huurders, pakt vragen en problemen op en coördineert praktische zaken rondom het beheer.

Marketing, communicatie en IT: Je draagt bij aan de zichtbaarheid van de organisatie en houdt de communicatiekanalen up-to-date. Je optimaliseert content en ondersteunt bij het beheer van de website, nieuwsbrieven, e-mailcampagnes en social media. Daarnaast zorg je dat belangrijke documenten en informatie altijd actueel zijn. Je bent het aanspreekpunt voor interne systemen en CRM-tools. Je signaleert verbeterpunten, test nieuwe functionaliteiten en schakelt met leveranciers bij technische vraagstukken. Ook help je collega’s bij praktische IT-vragen.

Uiteraard hoef je niet direct ervaren te zijn in alle bovengenoemde taken. Er is ruimte om de branche te leren kennen en nieuwe taken eigen te maken. Daarin wordt er gehoor gegeven aan jouw visie en ideeën en is er ruimte voor eigen initiatief. 

• Jij hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare officemanagement rol.
• Jij hebt een hbo werk- en denkniveau.
• Jij hebt bij voorkeur eerder binnen de hypotheken- en/of vergelijkbare branche gewerkt.
• Jij beheerst de Nederlandse en Engelse taal uitstekend, hebt kennis van MS Office en je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
• Je houdt graag meerdere ballen in de lucht en stelt gemakkelijk prioriteiten.
• Jij bent proactief, assertief, hebt oog voor detail en ziet werk liggen voordat anderen dat zien. 

• Een uitdagende functie voor 32 tot 40 uur per week.
• Het salaris varieert van €3.250 tot €4.250 bruto o.b.v. fulltime, afhankelijk van kennis en kunde.
• Een bonusregeling.
• Je krijgt direct een contract bij deze opdrachtgever, met uitzicht op een vaste aanstelling. 
• (Secundaire) arbeidsvoorwaarden, zoals 26 vakantiedagen, een pensioenregeling, reiskostenvergoeding, parkeervergunning (indien nodig) en dagelijks verzorgde lunch.
• De mogelijkheid om één dag per week thuis te werken. 
• Mogelijkheden tot het behalen van relevante diploma’s en/of volgen van cursussen.
• Ruimte voor eigen initiatief.
• Je wordt onderdeel van een hecht, informeel team. Regelmatig worden er leuke uitjes en borrels georganiseerd, waaronder een jaarlijkse ski-trip!