Vacature Officemanager Griffie - Gemeente Rijswijk in Rijswijk

• Rijswijk
• Nederland
• Loondienst
• € 3568-5096 per maand
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Reageren kan tot 20 augustus 2026.

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Rijswijk, zijn wij op zoek naar een Officemanager Griffie. In deze rol ben jij het administratieve en secretariële hart van de Griffie en zorg je ervoor dat de bestuurlijke besluitvorming van de gemeenteraad soepel en professioneel verloopt. Je werkt in een bijzonder team dat rechtstreeks onder de gemeenteraad valt en draagt zo bij aan een goed functionerende lokale democratie. De opdracht betreft een tijdelijke invulling vanwege zwangerschapsverlof en duurt circa 4 maanden, met een beoogde startdatum zo snel mogelijk en uiterlijk 1 september 2026.

Wat ga je doen?

• Registreren en plaatsen van documenten in het raadsinformatiesysteem iBabs en verzorgen van de volledige administratieve afhandeling.
• Bewaken van alle termijnen binnen het besluitvormingsproces.
• Zorgen voor correcte en uniforme naamgeving van documenten zodat alles goed vindbaar is.
• Beheren van de mailbox van de griffie en tijdig en zorgvuldig afhandelen van berichten in afstemming met de griffier en raadsadviseurs.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor raadsleden, fractieassistenten, collegeleden, ambtenaren en externe relaties.
• Ondersteunen van forumgriffiers bij het opstellen van conceptagenda's en publiceren van forum- en raadsagenda's na vaststelling door het presidium.
• Bieden van secretariële ondersteuning aan de griffier en raadsadviseurs.
• Onderhouden van contact met inwoners, bijvoorbeeld bij aanmeldingen voor inspreekgelegenheden tijdens forum- of raadsvergaderingen.
• Organiseren van bijeenkomsten, inclusief zaalreserveringen, catering en overige facilitaire zaken.
• Monitoren van de publicatie van vastgestelde documenten op officielebekendmakingen.nl.
• Uitvoeren van kwaliteitsverbeterende werkzaamheden in iBabs en overige administratieve taken.

Jouw profiel

• Je hebt een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als officemanager met secretariële ondersteuning.
• Ervaring als officemanager bij een overheidsorganisatie is een pré.
• Werkervaring met het raadsinformatiesysteem iBabs is een pré.
• Je kunt tegelijkertijd schakelen met diverse interne en externe stakeholders.
• Je bent dienstverlenend ingesteld, nauwkeurig en organisatorisch sterk.
• Je bent beschikbaar voor 36 uur per week, waarbij je op maandag, dinsdagmiddag en woensdag fysiek aanwezig bent in het gemeentehuis in Rijswijk en op donderdag en vrijdag thuiswerkt.
• Je bent bereid een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende opdracht van circa 4 maanden bij de Gemeente Rijswijk, binnen een uniek team dat rechtstreeks onder de gemeenteraad valt.
• Een dynamische werkomgeving met dagelijks contact met bestuurders, raadsleden en inwoners.
• De mogelijkheid om hybride te werken (donderdag en vrijdag thuis, overige dagen op locatie).
• Indeling in functieschaal 9, met een bruto maandsalaris bij fulltime dienstverband tussen € 3.568 en € 5.096, afhankelijk van opleiding en ervaring. Daar bovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris (CAO Gemeenten).
• Mogelijkheid tot verlenging van de opdracht.

Sollicitatieproces

Ben jij de professional die wij zoeken? Solliciteer dan direct en word onderdeel van dit maatschappelijke initiatief!

Voor vragen kun je bellen naar +31621527450 of mailen naar k.agaiby@incipias.nl.