Vacature Personal Assistant 8-16u p/w in Breda bij sQout

Onze opdrachtgever heeft als doel om inzicht te bieden in de oorzaken, gevolgen en oplossingen van bodemdaling in Nederland. Hierbij werken zij samen met diverse stakeholders, zoals overheidsinstanties, kennisinstellingen, bedrijven en belangenorganisaties.
Verder houden zij zich ook bezig met funderingsproblematiek. In Nederland hebben veel huizen en gebouwen houten funderingspalen die door droogte en grondwaterproblemen kunnen rotten, waardoor de fundering verzwakt en het gebouw verzakt. Onze opdrachtgever onderzoekt en adviseert over de technische aspecten van het funderingsherstel, het financiële aspect en de communicatie richting betrokken partijen.

Voor onze opdrachtgever zijn wij per direct op zoek naar een personal assistant voor de vestiging in Gouda. Je werkt 1 op 1 met de directeur. Het doel is om alle noodzakelijke secretariële werkzaamheden uit te voeren en optimale ondersteuning te bieden aan de directeur.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:
Je bent steun voor de directeur in de behandeling van belangrijke zaken, ook in zijn afwezigheid verschillende vragen en problemen behandelen, signaleren van belangrijke en dringende zaken, prioriteiten stellen van hoofd-en bijzaken. 
Je bent de intermediair tussen de directeur en alle overige medewerkers (je wordt het 1ste aanspreekpunt, je behandelt (vertrouwelijke) informatie, regelt 'toegang' tot de directeur, beoordeelt gevoeligheid van vraagstukken, stelt prioriteiten, signaleert alle relevante in- en externe ontwikkelingen)
Je organiseert diverse evenementen (waaronder het vertalen van ideeën in concrete en haalbare plannen) en verzorgen van de uitvoering hiervan.
Je organiseert en verzorgt voorbereiding van vergaderingen, indien van toepassing ook de notulen. Je regelt optimaal gebruik van vergadertijd, video / telefonische conferenties, reservevergaderingruimte, apparatuur, catering, enz., voor te bereiden presentaties, agenda en distributie van het nodige materiaal.

Agenda: zorgen voor een up-to-date en correcte weergave van alle activiteiten (plan en stel prioriteiten van afspraken, zorgen voor een effectieve tijdsindeling, bereidt activiteiten van de directeur voor.
Controleren en beheren van de informatiestroom (brieven, rapporten, e-mails enz.), het opstellen van correspondentie, het verzamelen en verwerken van informatie en gegevens.
In-en externe communicatie: de tijdige afhandeling van (e-) mail, telefoon; onderscheid maken tussen dringende en belangrijke zaken. 
Andere: archivering, financiële administratie en registratie, representatieve taken, het ontvangen van bezoekers, enz

Min. 5 tot 10 jaar ervaring in een ondersteunende secretariële baan
Je bent bij voorkeur per direct beschikbaar voor 8-16 uur per week
Pro-actief, onafhankelijk, stressbestendig, enthousiast en energiek;
Probleemoplossend, kan ook goed prioriteiten stellen;
Sterke focus op de klant en uitstekende communicatieve vaardigheden;
Vloeiend communiceren in het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling;
In staat om te communiceren met collega's op alle niveaus van de onderneming; 
Competenties: klantgericht, resultaatgericht, teamwork, planning & organisatie, goede communicatieve vaardigheden, initiatief & ondernemerschap, leergierig.

We bieden jou een afwisselende werkomgeving met vele mogelijkheden om te leren en jezelf te ontwikkelen.
Salarisindicatie is € 4000,- obv 40 uur