Vacature Personal Assistant Interim Amsterdam in Amsterdam

De oprichter van de opdrachtgever, stond bekend als 'the philosopher engineer'. Hij nam geen genoegen met conventies, kwam met inventieve oplossingen en zijn missie was altijd het ontwerpen van een mooiere en duurzamere wereld. Hij stelde dat dit doel het best bereikt kon worden door de kwaliteit van het werk voorop te stellen door de toepassing van "Total Architecture". Zijn visie werkte, en de opdrachtgever is sindsdien uitgegroeid tot een toonaangevend wereldwijd ingenieurs-, ontwerp- en adviesbureau.

Als deze filosofie je aanspreekt, dan zijn wij op zoek naar jou voor deze tijdelijke opdracht!

Voor een van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar een tijdelijke Personal Assistant in Amsterdam (met gratis parkeermogelijkheid voor de deur)!

Houd je van afwisseling en maak jij een tijdelijke opdracht snel eigen? Ben jij een echte alleskunner en vind je het een uitdaging om bij verschillende opdrachtgevers handen uit de mouwen te steken? Wij zoeken voor ons Direct Team versterking!

Binnen het Direct Team word je gedetacheerd bij verschillende opdrachtgevers. Zowel profit als non-profit. De duur van de opdracht is verschillend, het varieert van 2 maanden tot 6 maanden. Waarbij de opdrachtgever altijd kan verlengen. De functie als Direct Team Assistant kun je op basis van 32 of 36 uur uitoefenen.

Nu denk je vast; hoe werkt het als ik geen opdracht heb? Dan word je alsnog door ons doorbetaald want je hebt na 2 maanden proeftijd een vast contact bij ons! Hoe fijn is dat?!

Wie ben jij
Jij kunt je identificeren met onze visie en wil graag in een internationale omgeving meewerken aan de vele, vaak iconische, projecten van de opdrachtgever. Om ervoor te zorgen dat de opdrachtgever topkwaliteit kan blijven leveren zijn wij op zoek naar kandidaten die minimaal aan de volgende criteria voldoen:

• Minimaal 3 jaar ervaring als Personal Assistant (of soortgelijke rollen) in een zakelijke werkomgeving
• Je beschikt over een HBO denk- en werkniveau
• Je bent 32- 40 uur per week beschikbaar
• Je bent accuraat, maar ook zeer flexibel.
• Je blinkt uit in effectief time management.
• Uitstekende vaardigheden in MS-Office en je weet snel nieuwe systemen eigen te maken. Waarbij de nadruk ligt op Powerpoint en Excel.
• Je bent van nature heel discreet en integer.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in de Nederlandse en Engelse taal
• Je bent een team speler, proactief en je ziet jezelf als ambassadeur van het bedrijf

Bij de opdrachtgever werk je samen met een aantal van de meest getalenteerde mensen, die net als jij een verschil willen maken. Je maakt deel uit van een bedrijf dat in handen is van werknemers en duurzame ontwikkeling een centrale plaats geeft in ons werk en onze strategie. Je werkt aan projecten die de verwachtingen van mensen over wat mogelijk is naar een hoger plan tillen, van inspirerende gebouwen tot projecten die onze toekomst vorm zullen geven en ons zullen helpen de gevolgen van klimaatverandering te beperken.

Voor onze Engelstalige leader zijn wij op zoek naar een inventieve, sociale en zelfstandige Personal Assistent. Het is ook belangrijk dat je een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal hebt.

In deze functie krijg jij veel vrijheid en flexibiliteit. Daarnaast is het belangrijk dat je een zelfstarter bent, proactief en het ontzorgen echt centraal zet. Je schakelt snel, stelt de juiste prioriteiten en anticipeert op adequate wijze op lopende en ad hoc zaken. Complex agendabeheer is voor jou geen probleem en je weet de rust te kunnen bewaren in alle hectiek. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, notuleert op professionele wijze en zorgt naderhand voor een overzichtelijk gespreksverslag en rappelleert de collega’s op de gegeven actiepunten. Voor deze rol kan jij wonderen verrichten in Microsoft Powerpoint en Microsoft Excel. Je weet op een goede manier om te gaan met vertrouwelijke informatie; je bent discreet en zeer integer. Aangezien je binnen de organisatie in een internationale omgeving gaat werken, is het belangrijk dat jij de Engelse taal op professioneel niveau beheerst.
Kortom, je kunt gemakkelijk multitasken, administratief sterk, stressbestendig, een echte verbinder!

Jouw werkzaamheden zullen o.a. bestaan uit:

• Complex agendabeheer
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe vraagstukken
• Beheren, prioriteren en opstellen van e-mails zowel voor in- als extern
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen (intern en extern) wereldwijd
• Notuleren van management meetings
• Editen en voorbereiden van presentaties, reportages en brieven
• Declaratieverwerking en soortgelijke administratieve ondersteuning
• Time Management