Syntrophos (Grieks voor metgezel) is de gemeenschappelijke ICT-dienstverlener van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Geen commercieel bedrijf, maar een organisatie waarvan beide gemeenten eigenaar zijn. Met 55 collega’s en een skilled helpdesk verzorgt Syntrophos de ICT voor ongeveer 2.200 gebruikers op 40 locaties op Voorne-Putten, van de twee stadhuizen tot theaters en zwembaden.
Het is een kleine, hechte organisatie waar je snel onderdeel van het team bent. Ook mensen die er maar kort werken, zeggen dat ze zich meteen thuis voelen. Het kantoor zit midden in het centrum van Spijkenisse, in hetzelfde gebouw als het stadhuis van Nissewaard.
Functieomschrijving
Als Personal Assistant ben je de rechterhand van de waarnemend directeur en het managementteam van Syntrophos. Je bereidt bestuursstukken voor, beheert ze en zorgt dat ze op tijd bij de collegesecretariaten van de gemeenten liggen. Rond de bestuursvergaderingen en MT-overleggen ben je het aanspreekpunt voor bestuurders, gemeenten en interne collega’s.
Je neemt deel aan het tweewekelijkse MT-overleg en aan de bestuursvergaderingen, verzorgt de verslaglegging en bewaakt de actielijsten. De verslagen worden al deels automatisch opgesteld, jij redigeert ze en controleert of ze kloppen met wat er echt is besproken. Daarnaast houd je contactgegevens, verzendlijsten en bestuurlijke correspondentie op orde.
Naast de ondersteuning van de directie en het MT ben je het aanspreekpunt voor de kantoorlocatie: kantoorbenodigdheden, de administratie daaromheen en het contact met de gemeentelijke huurder in het pand. Je schakelt de hele dag met interne collega’s en externe partijen, dus je zit niet op een eilandje achter je scherm.
Functie-eisen
Ervaring als personal assistant, directiesecretaresse of office manager
Je bent snel ingewerkt en werkt zelfstandig
Zorgvuldig en accuraat, ook als er tijdsdruk op staat
Je plant, coördineert en volgt acties op
Je schakelt makkelijk tussen directie, MT, bestuurders en collega’s
Discreet in de omgang met gevoelige informatie
Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk
Handig met digitale systemen en AI-tools
Ervaring binnen een gemeente of overheid is meegenomen, maar niet vereist
Arbeidsvoorwaarden
24 tot 32 uur per week
Standplaats Spijkenisse
Salaris tussen € 3.700 en € 4.800 bruto per maand obv 40 uur, inclusief IKB, afhankelijk van opleiding en ervaring
Reiskostenvergoeding
Laptop en telefoon van de zaak
Je werkt op kantoor, na de inwerkperiode is deels thuiswerken in overleg mogelijk
Goed bereikbaar met het OV: vijf minuten lopen vanaf metrostation Spijkenisse Centrum
Parkeren kan in de garage onder het kantoor (betaald, abonnement mogelijk)
Start zo snel mogelijk