Vacature Personal Assistant in Utrecht bij sQout

• Utrecht
• HBO
• Administratief / secretarieel

Solliciteren

Vacature omschrijving

Bedrijfsomschrijving

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau dat al bijna 90 jaar werkt aan vraagstukken die de toekomst vormgeven, voor het bedrijfsleven en de publieke sector. Met zes adviesgroepen en ruim vijfhonderd collega’s denken ze op hoog niveau mee met overheid en organisaties. Je werkt voor de top van het bedrijf, met een managementteam van ervaren professionals die snel schakelen en hoge eisen stellen, aan zichzelf en aan de mensen om hen heen.

De cultuur is voor veel collega’s de belangrijkste reden om er te werken. De organisatie is plat en kent geen partnerstructuur, waardoor de lijnen kort zijn en jouw stem gehoord wordt. Je krijgt de vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer je werkt, passend bij de functie. En omdat er geen aandeelhouders of partners zijn, kan Berenschot zich vrij inzetten voor maatschappelijke thema’s die er echt toe doen.

Je werkt vanuit het kleurrijke Life Office in Utrecht, met flexplekken en stilteruimtes om te overleggen of juist geconcentreerd door te werken. Dat Berenschot zichzelf niet te serieus neemt, merk je aan de vele borrels en teamuitjes, en aan het jaarlijkse inspiratiefestival met cabaret, waar het managementteam zich met plezier laat roasten door de eigen medewerkers.

Functieomschrijving
Als Personal Assistant van de directievoorzitter van Berenschot werk je op het hoogste niveau van de organisatie. Je bent de spil achter de schermen: je bewaakt zijn agenda, regelt de juiste dingen op het juiste moment en zorgt dat hij zich op de strategische keuzes kan richten, zonder zich met de dagelijkse organisatie bezig te hoeven houden. Het is een sleutelpositie met veel eigen verantwoordelijkheid en vrijheid, waarin je de rol grotendeels naar eigen inzicht vormgeeft. Je werkt nauw samen met een directievoorzitter die snel schakelt, veel ruimte geeft en het waardeert dat je proactief bent en zelfstandig handelt.

Je beheert zijn agenda die continu in beweging is en denkt daarin altijd een stap vooruit. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie, het managementteam van twaalf personen en externe relaties, en je plant ook overkoepelende afspraken in die door de directievoorzitter worden geïnitieerd. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt dat de stukken op tijd compleet zijn en je notuleert de overleggen. Waar het kan zet je daarbij moderne hulpmiddelen in, zodat je het jezelf makkelijker maakt. Zo zit je midden in wat er binnen de organisatie speelt.

Je stelt interne communicatie op namens de directie, van een bericht bij een hittegolf tot de berichtgeving over de bedrijfsresultaten, steeds in afstemming met de betrokken afdelingen. Ook verzorg je interne evenementen zoals de borrels en het jaarlijkse inspiratiefestival, samen met de facilitaire afdeling. Daarnaast coördineer je de Berenschotbrede secretaresseoverleggen en zit je die voor, waarin je een voorbeeldrol pakt, signalen ophaalt en de verbinding legt naar HR.

Je ondersteunt en vervangt je collega op het directiesecretariaat waar dat nodig is. Het is een rol waarin je veel zelfstandigheid krijgt zodra je het vertrouwen van de directievoorzitter hebt gewonnen, en juist dat maakt het werk zo afwisselend.

Functie-eisen

Hbo+ werk- en denkniveau; je bijt je vast in complexe situaties zonder het overzicht te verliezen.
Ruime, aantoonbare ervaring als personal of executive assistant in een veeleisende 1-op-1 rol voor een senior bestuurder.
Een proactieve instelling; je ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt.
Secuur, nauwkeurig en gestructureerd.
Absolute discretie en organisatiesensitiviteit; je gaat dagelijks om met vertrouwelijke informatie op het hoogste niveau.
Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
Digitaal vaardig; je pakt nieuwe tools snel op en zet ze in om je werk slimmer te doen.
Natuurlijk overwicht; je staat stevig in je schoenen en durft mensen op hoge posities met respect tegengas te geven.
Je vindt het prettig om niet alleen de directievoorzitter te ondersteunen, maar ook een rol te spelen richting het bredere MT en de andere secretaresses.
Een zakelijke, to-the-point stijl past bij je; je hoeft niet alles persoonlijk te delen om je op je plek te voelen.
Representatief in je optreden; je hebt dagelijks contact op directieniveau en met externe relaties en voelt je daar prettig bij.
Ervaring binnen de zakelijke dienstverlening is een pre, geen must.

Arbeidsvoorwaarden

Een functie voor 32 tot 38,75 uur per week (0,8 tot 1 fte).
Standplaats Utrecht, met hybride werken en maximaal  50% thuiswerken.
Flexibele werktijden die je deels naar eigen inzicht indeelt.
Een salaris tussen € 3.951 en € 5.559 bruto per maand op basis van 40 uur, passend bij jouw kennis en ervaring.
Een winstdeling afhankelijk van het bedrijfsresultaat.
27 vakantiedagen, met vanaf je veertigste elke vijf jaar een extra vakantiedag.
Een vrij in te delen feestdagenbudget.
Een laptop en telefoon van de zaak.
Een uitstekende pensioenregeling.
Bij een sterke match en aantoonbare ervaring een direct vast contract, anders een jaarcontract met de intentie tot vast.
Uitgebreide interne en externe opleidingsmogelijkheden via het eigen leerplatform.