Vacature Programmasecretaris in Rotterdam bij VBCI

Programmasecretaris gezocht.

Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.

We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.

Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.

Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.

Standplaats: Rotterdam

Startdatum: 01-06-2024

Einddatum: 31-12-2024

Tijdelijk dienstverband: Ja

Uren per week: 28-32

Online sinds: 02-05-2024

Functie

Voor een non-profit organisatie in Rotterdam zoeken we een Programmasecretaris.

De duur van de opdracht betreft 7 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 28-32 uur per week.

Bedrijfscultuur

Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.

We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.

Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.

Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.

Functiebeschrijving

Je bent de spin in het web van ons programma. Je vindt het prettig om veel verschillende werkzaamheden uit te voeren, alles gericht op het bereiken van resultaten en het zo efficiënt mogelijk werken.

Jouw opdracht:

Je ondersteunt de programmamanager bij de organisatie van events en bijeenkomsten en bereidt de Stuurgroep en het Business Owner overleg voor. Jij bent de spin in het web als het gaat om de key-user community. Met deze community willen we zo veel mogelijk collega's enthousiasmeren om mee te denken en te doen met ons programma. Je houdt een overzicht bij van alle inkoopopdrachten, de facturenstroom en je begeleidt het inkoopproces vanuit het programma. Je bent ook de ondersteuner voor het team en je helpt de collega's waar mogelijk. Je zorgt voor onboarding en offboarding van collega's.

Het programma Thomas DUP is dit jaar bezig met de realisatie van de MVP en in het najaar starten we met de implementatie bij ongeveer 900 collega's. Dat betekent dat er gedurende het komende halfjaar allerlei nieuwe werkzaamheden zullen bijkomen. Op enkele daarvan willen we je graag inzetten als projectleider of -ondersteuner.

Het zou fantastisch zijn als ook jij meedoet aan workshops, presentaties en meetings: alles om van Thomas DUP een succes te maken!

Wat ga je doen?

• Proactief ondersteunen van de programmamanager;

• Voorbereiding en verslaglegging van stuurgroepvergaderingen en Business Owner overleggen;

• Begeleiding van inkooptrajecten, van offerte tot gunning en de afhandeling van de inkoopprocedure;

• Het on- en off boarden van teamleden;

• Organiseren van events, bijeenkomsten;

• Opzetten en onderhouden van een community van eindgebruikers.

Belangrijke kwaliteiten die jij meeneemt zijn onder andere: organiseren, overzicht houden, samenwerken en goed kunnen communiceren. Met jouw enthousiasme en energie ben je de bindende factor binnen het team. Je bent resultaatgericht, flexibel en initiatiefrijk.

De afdeling:

Wij zijn Thomas DUP, het programma binnen de afdeling Sociaal Digitaal dat bezig is met de ontwikkeling van de applicatie voor Duurzame Uitstroom en Participatie. We werken onder architectuur en maken gebruik van low code om de applicatie zo snel mogelijk te ontwikkelen. Dat doen wij op een agile werkwijze, die we steeds verder doorvoeren.

Naast de bouw van Thomas DUP hebben we ook als opdracht om de huidige applicatie, RMW, uit te faseren. Dat betekent dat we data gaan migreren van RMW naar Thomas DUP.

De nieuwe applicatie vraagt om een totaal nieuwe werkwijze voor onze collega's, de professionals. Voor het eerst zullen ze meer zaakgericht gaan werken en dat zal wennen zijn. Ook omdat de burger kan inzien wat de professional over hem of haar schrijft.

Kortom, welkom bij het programma Thomas DUP, een hectische omgeving met voldoende uitdaging voor jou als spin in het web.

De gesprekken vinden plaats op woensdag 15 mei tussen 1200-1400.

• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding;

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring als project-/programmaondersteuning opgedaan binnen een of meerdere (semi)overheidsorganisatie(s) in de afgelopen 4 jaar;

• Je hebt aantoonbare werkervaring opgedaan binnen IT systemen voor financien & bedrijfsvoering;

• Graag ontvangen wij in ieder geval een persoonlijke motivatie en op verzoek een referentie.

Wensen:

• Je hebt werkervaring met het organiseren/begeleiden van diverse officiele vergaderingen;

• Je hebt een afgeronde WO-opleiding;

• Je hebt kennis en werkervaring met de Agile werkwijze en testmethodieken;

• Je hebt aantoonbaar kennis en werkervaring met het programma powerpoint;

• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan met het implementeren van nieuwe systemen.

of een max. uurtarief van € 80,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.