Vacature Programmasecretaris Digital First in Apeldoorn bij Flexintens

Organisatie
Reageren op deze opdracht kan uitsluitend t/m 23-05-2024 om 9:00.

Functiebeschrijving
Voor de Nationale Politie Apeldoorn is FlexIntens op zoek naar een Programmasecretaris Digital First voor 36 uur per week.  Het programma Digital First als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.   Doelstelling

• Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digital First. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat. Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum. Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

  Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

Verantwoordelijkheden

• De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de prgrammaboard.

  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico's en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Contacten

• Regionale projectleiders in de eenheden.
• Projectleden van de landelijke projectteams.
• Leden van het portefeuilleteam programmaboard
• Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma's.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien
2. De kandidaat is in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkzaam geweest als project- of programmasecretaris
3. De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten

Wensen:

1. De kandidaat heeft aantoonbare werker met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning
2. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau en het voorbereiden van besluitvorming
3. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid
4. De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement

Arbeidsvoorwaarden
Arbeidsvoorwaarden worden per opdracht of vacature in overleg besproken. Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van (tijdelijk) personeel binnen toonaangevende organisaties met een maatschappelijk relevant karakter om zowel organisaties als professionals daarbinnen te ontwikkelen. Zo dragen we onder andere bij aan de ontwikkeling van verschillende ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties. Met een gemotiveerd team dat de markt en de mensen kent, streven we continu naar een professionele, maar toch informele dienstverlening die naar volle tevredenheid van alle partijen verloopt. Dit alles doen we vanuit onze kernwaarden kennis, daadkracht en vertrouwen.



Ref.nr.:2569302081-UZP-NL-FPC-140516 - RT161010609