Organisatie
FlexIntens verbetert organisaties door het tijdelijk versterken van teams met flexibele professionals. Het vereenvoudigen van het werk, van organisatieonderdelen, van hele organisaties en van ketens staat daarbij centraal. De mensen in ons netwerk zijn in staat organisaties te helpen met strategische heroriëntatie, het formuleren en afbakenen van doelen, het in kaart brengen en wegnemen van overbodige routines en het aanjagen, ontwikkelen en realiseren van slimme werkwijzen. Niet in de laatste plaats door het logisch ordenen van werkstromen, bijbehorende taakverdelingen, ondersteunende ICT en afspraken met andere partijen. Steeds als tijdelijk onderdeel van een team, altijd in het belang van de organisatiedoelen.
Functiebeschrijving
ls projectassistent van team Omgevingsrecht bij de Gemeente Utrecht ondersteun je de teamleden van de vakgroep op administratief gebied bij alle activiteiten die worden uitgevoerd binnen het team. Binnen het team werken omgevingsrecht-juristen samen aan de opgaven voor de stad. Zij maken voornamelijk bestemmingsplannen die ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk maken.
Utrecht is één van de snelst groeiende steden van Nederland. De gemeente zet in op binnenstedelijke verdichting, waarbij gezondheid en duurzaamheid centraal staan. Naast veel bouwopgaven zijn er veel opgaven in de openbare ruimte om Utrecht aantrekkelijk en bereikbaar te maken. Het organisatieonderdeel Ruimte van de gemeente Utrecht houdt zich hier mee bezig.
Dit is je werk
Je draagt zorg voor de administratieve ondersteuning van de team Omgevingsrecht. Deze ondersteuning bestaat uit:
Publiceren
Zorgdragen voor de wettelijk verplichte publicaties, of Gemeenteblad en websites via het programma DROP;
Kwaliteitscontrole uitvoeren;
Zorgdragen voor de ter inzagelegging van fysieke stukken;
Maken en bewaken van juridische termijnen;
Het verder afhandelen van een checklist (bijvoorbeeld verzamelen van bewijslasten en indieners van zienswijzen inlichten).
Correspondentie en administratie
Verwerking inkomende zienswijzen. Excellijsten maken, e-formulieren afhandelen, ontvangstbevestigingen sturen, specifieke (vervolg) correspondentie en het bewaken van termijnen.
Overige correspondentie, zoals correspondentie naar de Raad van State, en naar vooroverlegpartners.
Administratief onherroepelijk maken bestemmingsplannen
Financiën
Opdracht verlening (Muis) en prestatie verklaren met goedkeuring van de teamcoördinator Omgevingsrecht.
Algemene ondersteuning financiën in overleg met de teamsecretaris Omgevingsrecht.
Archivering
Bijhouden archief (digitale archief w- schijf);
Zaaksysteem (ook zienswijzen relateren en het hele proces uitvoeren wat hierbij hoort).
Digiplaza
Bestemmingsplan gerelateerde ondersteuning
Afdelingsmailbox beheren;
Anonimiseren van stukken;
Check toegankelijkheid.
Algemene ondersteuning
Post behandeling incl. archivering van uitgaande post en inkomende post in zaaksysteem en op de w-schijf;
Afspraken plannen, (grote) bijeenkomsten/cursussen organiseren,
Zorgen dat vragen van burgers en bedrijven bij de juiste persoon/afdeling worden uitgezet en dat deze beantwoord worden binnen de gestelde termijn;
Deadlines bewaken;
Notuleren overleg 1 x per maand (of in overleg).
IBabs
Invoeren van collegevoorstellen en raadsvoorstellen en bijbehorende documenten
Functie-eisen
Niveau: MBO +
Competenties:
- Accuratesse
- Sensitiviteit
- Resultaatgericht
- Samenwerken
- Proactief
- Overtuigingskracht
De juridische regels vereisen een strikte toepassing en daarom een grote nauwkeurigheid.
Het werk is veelsoortig en vereist daarom dat de project assistent zelf prioriteiten weet te stellen en de processen bewaakt.
Continuïteit is van belang i.v.m. de vele uitzonderingen én gezien de juridische gevolgen bij het niet juist naleven van de regelgeving.
Minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
Arbeidsvoorwaarden
In overleg.
Ref.nr.:2568297601-UZP-NL-FPC-180523 - RT161325777