Vacature Projectleider implementatie Zaaksysteem in Zwolle

• Zwolle
• Nederland
• ZZP
• HBO
• Management / interim

Vacature omschrijving

Startdatum: 1 juni 2026

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 12

Sluitingsdatum: 4 mei 2026

Publicatiedatum: 22 april 2026

Functie: Tijdelijke Projectleider Zaaksysteem

Wat ga je doen?

• Leiden van het volledige traject voor vervanging van het huidige zaaksysteem, van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe systeem.
• Voorbereiden en begeleiden van het verwervings- en selectieproces, inclusief het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een toetsbaar Programma van Eisen.
• Realiseer en coördineer de implementatie van het nieuwe zaaksysteem: inrichting, koppelingen, migratie van data, adoptie door gebruikers en borging van processen.
• Aansturen van een multidisciplinair team met vertegenwoordigers uit de organisatie en intensieve samenwerking met betrokken stakeholders.
• Zorgen voor draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Samenwerking en verantwoordelijkheid

• Je stuurt een multidisciplinair team aan en werkt intensief samen met betrokken interne partijen.
• Je bent verantwoordelijk voor het organiseren van migratie en het uitfaseren van het oude zaaksysteem.

Beoogd resultaat

• Een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld.
• Een rechtmatig en zorgvuldig verwervings- en selectieproces is doorlopen.
• Een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd.
• Zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht.
• Data uit het oude systeem is correct gemigreerd.
• Beheer, doorontwikkeling en governance zijn structureel ingericht.
• Het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Eisen:

• Aantoonbaa afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’
• Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO. Deze kennis is toegepast in minimaal 2 jaar relevante opdrachten in de afgelopen 6 jaar,
• Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar
• Aantoonbare werkervaring met leveranciersmanagement en contractsturing
• De kandidaat stelt zich voor in een korte (persoonlijke) motivatie en waarom deze geschikt is voor deze opdracht. De motivatie dient geschreven te zijn door de kandidaat zelf. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv om deze als één document te uploaden

Competenties:

• Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
• Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
• Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
• Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
• Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
• Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
• Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek