Vacature Projectmedewerker DIM Informatiebeheer en Archivering

• Eemnes
• Nederland
• ZZP
• HBO
• Automatisering / ICT Management / interim Overige

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 31 maart 2026

Optie op verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend

Sluitingsdatum: 7 oktober 2025

Functieomschrijving

Als projectmedewerker ben je verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van procedures voor digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, waarbij je toetsing aan wettelijke eisen waarborgt. Je voert regie op het vernietigingsproces van het digitale archief over de periode 2019-2024 en ondersteunt informatiemanagement bij de adoptie van de E-Data applicatie. Hierbij zorg je dat zoeken, vinden en publiceren optimaal aansluiten op werkprocessen en de Wet open overheid (Woo). Daarnaast ondersteun je DIM-medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek en draag je bij aan de bewustwording binnen de organisatie over het belang van juiste archivering in het kader van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid.

Verantwoordelijkheden en taken

• Opstellen van een procedure voor digitale vernietiging binnen het documentmanagementsysteem, inclusief toetsing aan wettelijke eisen.
• Regie voeren op het vernietigingsproces van het digitale archief (2019-2024).
• Ondersteunen van informatiemanagement bij de adoptie van E-Data, gericht op optimale aansluiting van zoeken, vinden en publiceren op werkprocessen en de Woo.
• Ondersteunen van DIM-medewerkers bij het opstellen van een kwaliteitshandboek.
• Bevorderen van bewustwording binnen de organisatie over het belang van correcte archivering in het licht van openbaarheid, transparantie en rechtszekerheid.
• Opschonen en herinrichten van het zaaksysteem Corsa met uniforme metadata en opgesplitste dossiers ter verbetering van de koppeling met de Woo-applicatie eData.
• Toelichting en uitleg geven aan medewerkers over het belang van archivering en hun rol binnen dit proces.

Resultaten

• Fysiek archief 2022–2024 vernietigd met een procedure in de vorm van een vernietigingslijst en besluit.
• Digitale vernietiging van 2019-2024 uitgevoerd conform wettelijke eisen, met een vastgesteld digitaal vernietigingsprotocol en vernietigingsverklaringen als bewijs van rechtmatigheid.
• Digitale dossiers vernietigd via een getoetste procedure conform Archiefwet en AVG, waarmee naleving van archief- en privacywetgeving is geborgd.
• Zaaksysteem Corsa opgeschoond en heringericht, wat leidt tot snellere en volledigere beantwoording van Woo-verzoeken.
• Medewerkers geïnformeerd en betrokken bij het belang van archivering en hun rol daarin.

Functie-eisen

• Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als DIM-medewerker in de afgelopen 5 jaar.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente.
• Expertise op het gebied van informatiebeheer, archivering en digitale duurzaamheid.
• Aantoonbare kennis van en ervaring met de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet.
• Ervaring met het opstellen van procedures, uitvoeren van vernietigingsacties en het borgen van processen binnen een beheersbare structuur.
• Vaardigheid om te schakelen tussen operationele uitvoering en bestuurlijke verantwoording.

Eisen:

• Minimaal een aantoonbare afgeronde hbo-bachelor opleiding
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als DIM medewerker
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als DIM medewerker
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of overheidsinstelling
• Aantoonbare werkervaring met een zaaksysteem bijvoorkeur CORSA, Woo-applicatie eData, benoem waar dit is opgedaan
• Aantoonbare werkervaring met het toelichten en complete en correcte uitleg over het belang van archiveren en het proces

Competenties:

• Deskundigheid, Accuratesse, Analyseren, Communiceren, Samenwerken, Integriteit en Probleemoplossend vermogen