Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 19-12-2025 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Elburg is FlexIntens op zoek naar een Regie, administratie en contractmanagement doelgroepen vervoer voor 7 gemeenten voor 16 tot 20 uur per week.
Elburg is een gemeente van bijna 24.000 inwoners met de Veluwe en randmeren binnen handbereik. De haven- en Hanzestad Elburg, Doornspijk, t 'Harde, Oostendorp en de Hoge Enk zijn aantrekkelijke kernen waar het prettig wonen, werken en verblijven is.
Als gemeente koesteren wij ons rijke verleden, maar kijken we óók naar de toekomst. Elburg bouwt aan een gemeente waar iedereen de kans heeft om vorm te geven aan zijn of haar toekomstdroom. We willen aan de slag in en met Elburg. We hebben ruim 230 medewerkers in dienst en hanteren een platte organisatiestructuur. De gemeentesecretaris/algemeen directeur en vier domeinen: Dienstverlening, Samenleving, Leefomgeving en Bedrijfsvoering. Binnen de domeinen werken we met zelforganiserende teams.
Opdracht
In deze omschrijving zijn de werkzaamheden en taken van het beheerbureau van ViaVé beschreven. Per onderdeel worden de verschillende werkzaamheden en taken benoemd gevolgd door een beknopte omschrijving. Onderstaande omschrijving wordt gezien als de minimum eisen aan de uitvoer van dit dienstverlening.
A. leiding, relatiebeheer en doorontwikkeling
Leiding/coördinatie beheerbureau ViaVé
- Afstemming beleid en bestuur
- Relatiebeheer gemeenten, provincie, instellingen
- Deelname en voorbereiding ambtelijk projectgroep en ontwikkelteam basismobiliteit
- Deelname aan bovenregionaal overleg
- Verbetervoorstellen richting gemeenten en uitvoerders
De leiding omvat de dagelijkse leiding van het beheerbureau. Vanuit het beheerbureau wordt ook invulling gegeven aan het relatiebeheer met de gemeenten. Daarnaast wordt input geleverd voor de doorontwikkeling van het vervoersysteem, ambtelijke projectgroep, de bestuurlijke stuurgroep en het Bestuursuur (2x per jaar) doelgroepenvervoer.
Verder is er ook een kwartaaloverleg routevervoer waarbij de consulenten van de betrokken gemeenten aansluiten. Ook is vanuit het beheerbureau een vertegenwoordiger aanwezig bij het bovenregionale overleg, zodat er op structurele basis ook afstemming plaatsvindt met andere regio's. Dit gaat bijvoorbeeld over een klanttevredenheidsonderzoek, kostenontwikkeling en zaken gerelateerd aan de uitvoering. Bij de doorontwikkeling gaat het bijvoorbeeld om ingroei van andere vervoersvormen, het volgtijdelijke inzet van voertuigen en voorstellen om het vervoer financieel toekomstbestendig te houden. Het beheerbureau doet ook eigenhandige vervoerkundige analyses (volumes, financiën, combinatiemogelijkheden, voertuigcapaciteit) en komt daarbij ook met verbetervoorstellen, zowel richting uitvoerende partijen als gemeenten.
B. (Contract)management en monitoring
- Regulier overleg met contractanten + opvolging acties
- Kwartaaloverleg routevervoer
- Data-analyse / interpretatie
- Kwaliteitscontroles
- Klachten analyse, communicatie naar gemeenten
- Rechtmatigheidsonderzoeken
- Vervoerkundige analyses
Contractmanagement met uitvoerende regiecentrale en taxi- en touringcarbedrijven. Het betreft hier contractmanagement in de breedste zin van het woord. Daarbij is het beheerbureau bij problemen in de uitvoering ook betrokken. Het beheerbureau zorgt ervoor dat partijen de gemaakte afspraken naleven. Er wordt toegezien op een juiste uitvoering van de taken en daarbij verbeteracties geïnitieerd en gevolgd. Het contractmanagement kent een operationeel niveau en een meer strategisch/tactisch niveau.
Onderdeel van het contractmanagement en de monitoring zijn kwaliteitscontroles en data-analyses.
C. Klachten
- Volgen afhandeling van klachten
- Afhandeling klachten beheerbureau/beleid
- Oplossing knelpunten n.a.v. klachten
- Aanspreekpunt voor gemeenten bij uitvoeringsproblemen
- Ondersteuning klachtencommissie
Het beheerbureau ziet toe op een juiste klachtafhandeling door de vervoerder. In de praktijk komt het met regelmaat voor dat het beheerbureau hierbij inhoudelijk betrokken is. Dit komt met name voor als reizigers ontevreden zijn over de klachtafhandeling. Daarnaast is er voor reizigers ook een mogelijkheid om een vervolgklacht in te dienen bij de klachtencommissie. Vanuit het beheer wordt gezorgd voor de voorbereiding van de behandeling van de klachten door de onafhankelijke klachtencommissie.
D. Financiën
- Opstellen begrotingen van beheerbureau ViaVé en kosten basismobiliteit gemeenten
- Controle inkomende facturen van regiecentrale en vervoerders
- Kostenverdeling gemeenten
- Financiële rapportages voor gemeenten
- Uitzenden facturen / BTW zaken
Het beheerbureau vormt een belangrijke schakel op het financiële gebied. Er gaat veel geld in ViaVé om (circa 6 miljoen euro op jaarbasis), dus een zorgvuldige controle is belangrijk. Naast dat de inkomende facturen worden gecontroleerd en er financiële rapportages (o.a. begroting) worden opgesteld, levert het beheerbureau ook de gegevens voor de facturatie naar gemeenten.
E. Diversen
- Reizigerspanel
- Communicatie vanuit beheerbureau/betrokkenheid bij uitingen ViaVé
- Deelname en zitting bij basis-vervoer gerelateerde aanbestedingen
- Het voeren van aanbestedingen
Het beheerbureau organiseert en faciliteert het reizigerspanel. Het reizigerspanel bestaat uit gebruikers en vertegenwoordigers van gebruikers. Ook bij de algemene communicatievoorziening is het beheerbureau betrokken. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het uitbrengen van een nieuwsbrief.
Het voeren van aanbestedingen is een belangrijke taak binnen de opdracht. Het gaat over het trekken van de volledige aanbesteding voor alle deelaspecten: leerlingen-, Wmo-vervoer, jeugdwetvervoer.
ViaVe is een merknaam voor het vervoersysteem op de Noord Veluwe en Zeewolde.
Aan de invulling van het beheerbureau worden de volgende minimum functie-eisen gesteld.
- Kennis van organisatie en logistiek taxi- en doelgroepenvervoer;
- Kennis van overheidsbeleid mobiliteit en toekomstige ontwikkelingen en deze kunnen vertalen naar betaalbare en haalbare uitvoering;
- In staat om draagvlak te creëren voor vernieuwingen;
- Kennis van financiële en juridische zaken;
- Ervaring met werken in bestuurlijke omgeving, met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen, betrouwbaar en integer;
- Goed kunnen onderhandelen en het verschil herkennen tussen verschillende (financiële) bestuurlijke en privaatrechtelijke (financiële) belangen en een goede balans hierin vinden;
- Beschikt over relevante netwerken (bestuurlijke, vervoersector, zorgsector, doelgroepenvervoer);
- Sterke persoonlijkheid met analytisch vermogen, creativiteit, flexibiliteit en sterke communicatieve vaardigheden;
- Ondernemend en weet hoe de verschillende partners te verbinden, in beweging zet en houdt;
- Snel schakelen, daadkrachtig en resultaatgericht;
- Initiatiefrijk in situaties die probleemoplossend vermogen aanspreken en in staat conflicterende belangen af te wegen;
- Zelfstandig vanuit een proactieve en klantgerichte benadering.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Een door de leverancier geschreven plan van aanpak hoe zij de opdracht in gaan delen met. Gemotiveerd op bovenstaande 14 punten (dit dient duidelijk zichtbaar te zijn)
- Aantoonbaar bereid om het beheerbureau Viavé met minimaal 2 personen te bezetten
- Aantoonbaar bereid de dienstverlening van het beheerbureau ViaVé minimaal één dag als compleet team uit te voeren bij de gemeente Elburg
- Aantoonbaar aanspreekpunt wie het projectteam aanstuurt van uit de inschrijving
- Een duidelijke motivatie brief van de betreffende aangeboden kandidaten, gericht op de volgende expertises; leiding geven aan, uitvoering en (contract)beheer van: leerling vervoer, jeugdwetvervoer, gym-/zwemvervoer en Wmo vervoer
- Een duidelijke en uitgebreide kosten overzicht per kandidaat voor de opdracht, het tarief is altijd exclusief btw, inclusief woon-werkverkeer en fee flextender
- Alle kandidaten bezitten een aantoonbare afgeronde hbo bachelor opleiding
- Alle kandidaten bezitten aantoonbare werkervaring binnen een gemeente
- Aantoonbare werkervaring met taxi- doelgroepenververvoer en contracten
- Aantoonbare werkervaring met overheidsbeleid en mobiliteit en de toekomstige ontwikkeling naar betaalbare en haalbare uitvoering
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569729831-UZP-NL-FPC-171209 - RT193581793