Vacature Secretaresse 32-40 uur (deels hybride) in Utrecht bij sQout

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Het college van Gedeputeerde Staten vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De GS-leden zijn ieder verantwoordelijk voor een eigen portefeuille. Elke gedeputeerde heeft zijn/haar eigen secretaresse. Samen vormen zij GS-secretariaat, een collegiaal team waarin collega’s voor elkaar klaar staan en indien nodig voor elkaar kunnen waarnemen. Ter ondersteuning van het GS secretariaat zoeken wij een ervaren secretaresse die flexibel ingezet wordt ter ondersteuning van een gedeputeerden

Het GS-secretariaat is onderdeel van het Team Office Support binnen Bedrijfsvoering.

Wat ga je doen
Jij bent er verantwoordelijk voor om de gedeputeerde uitstekend te ondersteunen op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde. Samen met hen én jouw overige collega’s binnen het GS-secretariaat geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben.

Als er iets onverwachts gebeurt is dat voor jou geen probleem, want snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend.

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega’s. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Je bent flexibel en kunt je nieuwe situaties snel eigen maken. Je bent initiatiefrijk, behulpzaam in de omgang en je staat stevig in je schoenen. Je durft beslissingen te nemen en haalt plezier uit uitdagingen maar kan ook goed omgaan met stressvolle situaties.

Je haalt voldoening uit de ondersteuning van de gedeputeerde en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je kunt snel schakelen en hebt een flexibele instelling. Je beschikt over de benodigde sensitiviteit om de juiste afweging te maken als het gaat om het delen van informatie en stellen van prioriteiten. Samenwerking, betrouwbaarheid en integriteit zijn voor jou vanzelfsprekend.

Gevraagd:
HBO werk en denkniveau;
Anntoonbare werkervaring als bestuurssecretaresse binnen een gemeente of provincie;
Aantoonbare werkervaring met MS Office (Word, Excel, Teams & SharePoint).

Aantoonbare werkervaring met iBabs;
Aantoonbare werkervaring binnen een (semi-)overheidsorganisatie.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen
Dienstverlenend
Resultaatgericht
Flexibiliteit
Teamspeler
Proactief

Vaardigheden
Mondelingen en schriftelijke communicatie
Prioriteiten kunnen stellen
Snel kunnen schakelen
Omgaan met hectische situaties
Bestuurlijk sensitief

Kennis
Kennis van MS office applicaties

Goede secundaire arbeidsvoorwaarden
Je komt te werken in een heel open en collegiaal kantoor
Je krijgt een prettige werkplek met betrokken collega's en een uitstekende werksfeer
Uitstekend salaris; tot € 4200,- obv 40 uur, afhankelijk van opleiding en ervaring
Deels hybride werken is mogelijk
De gesprekken zijn gepland in op Woensdag 7 februari 2024, tussen 09:30 en 11:30 uur (hou hier aub rekening mee)