Vacature Secretaresse gedeputeerde staten in Utrecht

• Utrecht
• Nederland
• Loondienst
• € 3962-5014 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 15 december 2026

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 1 juni 2026

Publicatiedatum: 21 mei 2026

Functie

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Agendabeheer: het actueel houden van een complexe agenda en zorgen voor een duidelijke planning; zorgdragen voor adequate agendaplanning en indien nodig adviseren hierover.
• Vergaderdossiers: voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.
• Voortgangsbewaking: bewaken van de voortgang van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt: professioneel en vriendelijk communiceren met interne collega’s en externe relaties (telefonisch, per mail en overige correspondentie).
• Ondersteuningsafstemming: afspraken maken met de gedeputeerde over de benodigde ondersteuning, zodat de passende kwaliteit kan worden geleverd.

Werkwijze en samenwerking

• Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van de gedeputeerde.
• Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde in de contacten met anderen.

Gevraagde houding en vaardigheden

• Snel kunnen schakelen.
• Gewend zijn zelfstandig beslissingen te nemen.
• Bereid zijn om indien nodig een stapje extra te zetten qua inzet.
• Nauwkeurig en zorgvuldig zijn in contact met zowel externe relaties als interne collega’s.
• Vindingrijkheid in het vinden van mensen en beschikbaar zijn voor contact met de gedeputeerde.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-niveau 4 in een secretariële richting
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau in een secretariële richting
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als secretaresse op bestuur/directieniveau bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbare werkervaring met MS-office (benoem in het cv hoe dit is opgedaan)
• Bereid zijn om minimaal 4 dagen op kantoor aanwezig te zijn

Competenties:

• Zelfstandigheid
• Proactief
• Communicatief sterk
• Flexibel