Vacature Secretaris Domein Samenleving in Zoetermeer

• Zoetermeer
• Nederland
• Loondienst
• € 7261-7819 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 13 januari 2027

Optie op verlenging: 2x 6 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 29 juni 2026

Publicatiedatum: 16 juni 2026

Functieomschrijving

Rol: Ervaren secretaris voor het domein Samenleving. Je ondersteunt de directeur en het managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. De functie vraagt om een stevige regisseur die overzicht houdt, verbanden legt en zorgt voor voortgang, kwaliteit en bestuurlijke sensitiviteit binnen een dynamische omgeving. De secretaris opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en draagt bij aan een effectief en goed georganiseerd besluitvormingsproces.

Strategische ondersteuning

• Ondersteunen van de concerndirecteur samenleving en het managementteam bij strategische vraagstukken
• Ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven
• Voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie
• Signaleren van bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein
• Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s

Regie op planning en control

• Bewaken van voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages
• Monitoren van actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken
• Samen met de business controller domein zorgen voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten

Verbinding en samenwerking

• Fungeren als verbindende schakel tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning
• Verantwoordelijk voor de voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies
• Bevorderen van integrale samenwerking binnen domein Samenleving en met domein interne en externe dienstverlening en het fysiek domein
• Afstemmen met interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen

Proces- en organisatiecoördinatie

• Regie voeren op complexe dossiers en domeinbrede trajecten
• Structuur aanbrengen in besluitvorming, prioritering en governance
• Ondersteunen bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten
• Signaleren van knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbetering van processen en samenwerking

Bestuurlijke sensitiviteit en advisering

• Politiek-bestuurlijke verhoudingen goed aanvoelen en hiernaar handelen
• Vertalen van bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen
• Sparringpartner zijn voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken

Eisen:

• De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 6 maanden niet 3 overeenkomsten met een totale duur van 24 maanden gehad bij de opdrachtgever. Dit criterium is niet van toepassing op kandidaten die een vast dienstverband hebben bij de uitlenende partij
• Aantoonbaar afgeronde op minimaal hbo-bachelor niveau
• Per juli beschikbaar voor 36 uur per week

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een gemeente
• Aantoonbare werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente
• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven binnen het domein samenleving
• Aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, coördineren én bewaken van bestuurlijke besluitvorming richting college, raad en directie
• Per 13 juli 2026 voor minimaal 24 uur per week beschikbaar, waaronder op de maandagen en donderdagen (i.v.m. vergaderingen OR)
• Aantoonbare werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst en het bewaken dat de acties worden uitgevoerd

Competenties:

• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Resultaatgericht
• Uitstekende adviesvaardigheden op strategisch niveau
• Verbindend