Enthousiaste Senior Directiesecretaresse gezocht
Standplaats: Rotterdam
Startdatum: 01-08-2025
Einddatum: 31-07-2026
Tijdelijk dienstverband: Ja
Uren per week: 32
Online sinds: 27-06-2025
Functie
Voor een non-profit organisatie in Rotterdam zoeken we een Senior Directiesecretaresse.
De duur van de opdracht betreft 1 jaar met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32 uur per week.
Bedrijfscultuur
Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.
We bouwen in Rotterdam aan de stad én aan de samenleving. We houden de regie goed in handen, maar geven veel ruimte voor initiatieven. We zijn met 13.500 medewerkers een grote werkgever in het Rijnmondgebied. En met een paar duizend uiteenlopende functies ook een veelzijdige. Samen werken wij voor bijna 600.000 Rotterdammers aan de stad. Dat doen we vanuit achttien diensten en bedrijven en veertien deelgemeenten.
Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.
Zo'n stad zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en de minder gebaande paden durven te betreden. Mensen, die graag de handen uit de mouwen steken en zien wat aangepakt moet worden. En die beseffen dat je alleen door goed samen te werken, zaken voor elkaar krijgt. Wij zoeken talenten met durf en ambitie, die hart hebben voor een wereldstad én de mensen die er wonen en werken.
Functiebeschrijving
Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.
Jouw functie
Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda;
- Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt;
- Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
- Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow;
- Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen;
- Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega's van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling;
- Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega's te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
Eisen:
- Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
- Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;
- Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
- Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;
- Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;
- Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
Wensen:
- Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
- Je hebt werkervaring met het systeem DIVA;
- Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
Verdiensten
Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 5.000,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.
Solliciteer direct
Herken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.
Reageren kan tot uiterlijk 3 juli.
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega's te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
Eisen:
- Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;
- Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
- Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;
- Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
- Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;
- Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;
- Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
Wensen:
- Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
- Je hebt werkervaring met het systeem DIVA;
- Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
.