Een dag in het leven van….:
Je start de ochtend met de agenda van de directie. Een afspraak voor morgen moet nog bevestigd worden, voor een buitenlandse zakenreis ontbreken nog de vlucht en het hotel en van de interne bespreking van vorige week staan drie actiepunten open. Je regelt de reis, bevestigt de afspraak en vraagt de betreffende collega's hoe het met hun acties staat. Nog voordat de dag echt begonnen is, heb jij alweer een aantal losse eindjes aan elkaar geknoopt.
Later die ochtend komt er een medewerker bij je binnen met een vraag over zijn personeelsdossier. Je helpt hem verder en ziet meteen dat er binnenkort een aantal medewerker-tevredenheidsgesprekken gepland moeten worden. Dat pak je direct op. Je hebt veel contact met collega's en weet daardoor vaak goed wat er binnen het bedrijf speelt. Die informatie behandel je vanzelfsprekend discreet, waarbij je tegelijkertijd ervoor zorgt dat relevante zaken door jouzelf of de directie opgelost worden.
In de middag bereid je een afspraak van de Algemeen Directeur voor, zorg je dat de juiste documenten klaarliggen en ontvang je een externe relatie. Tussendoor verwerk je de fysieke post en loop je nog even langs bij een collega omdat een afgesproken actie dreigt te blijven liggen.
Aan het einde van de dag kijk je vooruit naar morgen. De agenda klopt, afspraken zijn bevestigd, acties zijn opgevolgd en belangrijke zaken zijn voorbereid. En de Algemeen Directeur / Hoofd Chaos herinner je, indien nodig, nog even aan zijn eigen opgeruimd-bureau-beleid.
Als Management Assistent ben je de rechterhand van de directie en een centrale organisatorische spil binnen Sympafix. Jij creëert overzicht, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat zaken die besproken of besloten worden vervolgens ook daadwerkelijk gebeuren.
Dat vraagt meer dan goed agendabeheer. Je moet vooruit kunnen denken. Als de directie morgen ergens moet zijn, heb jij vandaag al bedacht wat daarvoor geregeld en voorbereid moet worden. Als tijdens een bespreking afspraken worden gemaakt, zorg jij dat duidelijk is wie wat doet en houd je vervolgens in de gaten dat die acties niet verdwijnen in de waan van de dag.
Daarnaast speel je een belangrijke rol richting onze medewerkers. Je verzorgt de personeelsadministratie, plant gesprekken en hebt gevoel voor wat er binnen het team speelt. Je bent toegankelijk voor collega's, maar begrijpt tegelijkertijd dat je vanuit jouw positie regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt.
Wat ga je doen?
Je bent iemand die van nature vooruitdenkt. Je ziet niet alleen wat er vandaag moet gebeuren, maar bedenkt ook wat er morgen nodig is. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en laat je niet snel gek maken wanneer de planning plotseling verandert.
Je bent bovendien sociaal sterk. Je kunt een collega vriendelijk herinneren aan een afspraak, maar durft ook door te vragen wanneer iets voor de derde keer dreigt te blijven liggen. Daarbij voel je goed aan wanneer diplomatie nodig is en wanneer er gewoon een knoop moet worden doorgehakt. Daarnaast:
Een zelfstandige en verantwoordelijke functie waarin je dicht bij de directie én midden in de organisatie staat. Je krijgt veel mee van wat er binnen Sympafix gebeurt en hebt daardoor ook daadwerkelijk invloed op hoe soepel de organisatie functioneert.
Verder bieden wij jou:
Management assistent worden? Solliciteer direct!
Heb je vragen over de vacature? Neem dan contact op met Paul Geuvers via pgeuvers@sympafix.com (onder vermelding van ‘management assistent') of bel naar 072-3030500. We kijken er naar uit om met je kennis te maken!