Vacature Programma ondersteuner in Amsterdam bij Olympia

Amsterdam bezit een uitgebreide vastgoedportefeuille met onder andere gronden, panden en waterpercelen. Gemeentelijk Vastgoed verhuurt dit vastgoed voor gemeentelijke doeleinden, zoals locaties voor onderwijs, welzijn, kunst & cultuur en sport. 
Daarnaast zorgen wij voor kantoren voor ambtenaren, en locaties van waaruit het beheer en de inzameling van afval van de stad plaatsvindt. We beheren een portefeuille van ongeveer 1.000 panden. Denk bijvoorbeeld aan Paradiso, Carré, het stadhuis en de Westertoren, maar ook aan kleinere maatschappelijke panden zoals buurthuizen of kinderdagverblijven. Met trots kunnen we zeggen dat een aanzienlijk deel van ons vastgoed monumenten zijn die de rijke geschiedenis van onze stad weerspiegelen.

Zou jij een bijdrage willen leveren aan de verduurzaming van de vastgoedportefeuille van de gemeente Amsterdam? Nauw samenwerken met de twee programma's binnen Gemeentelijk Vastgoed?

Als programma-ondersteuner ga je voor 2 programma's van Gemeentelijk Vastgoed werken: het programma Duurzaamheid en het programma Veiligheid. De programma-ondersteuner heeft een aantal structurele taken, die worden aangevuld met ad hoc verzoeken, die vaak voortkomen uit actuele ontwikkelingen.

Voor de organisatorische werkzaamheden (met name voor Programma Veiligheid) zijn de volgende kerntakeng gedefinieerd: 

• Voorbereiden van vergaderingen en afspraken (organiseren bijeenkomsten); 
• Verzorgen van de verslaglegging van vergaderingen; 
• Zorgdragen voor het goed informeren van de betrokkenen; 
• Beheren van de mailboxen (o.a. inbox van het e-loket); 
• Inplannen van afspraken en werkzaamheden door derden (bijv. van pandbezoeken door handhaving);
• Bewaken van procedures en de opvolging daarvan; 

Op administratief vlak (met name voor programma Duurzaamheid) zijn de kerntaken:

• Beheren en muteren van duurzaamheidsinformatie in de verschillende beheersystemen; 
• Opbouwen en coördineren van nieuwe administratieve processen in samenwerking met relevanteafdelingen en deze vastleggen in Mavim (procesreferentiemodel voor gemeenten); 
•  Aanpassen van administraties n.a.v. gewijzigde wet- en regelgeving; 
• Adviseren over toekomstige verbeteringen en aanvullingen binnen de duurzaamheidsmodules ingeautomatiseerde systemen zoals Planon; 
• Initiëren van nieuwe mogelijkheden t.b.v. een efficiënte inrichting van de administratie; 
• Data analyseren, visualiseren en rapporteren t.b.v. kwartaalrapportages en rapportages voor interne en externe stakeholders. Zoals het verstrekken van periodieke overzichten uit de verschillende systemen voor o.a. de planning van werkzaamheden, naleving op wet en het behalen van duurzaamheidsdoelen; 

Voor deze functie Programma ondersteuner Duurzaamheid en Veiligheid beschik je over: 

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve richting. 
• Je hebt ruime ervaring met administratief ondersteunende werkzaamheden voorprojecten/programma's. 
• Je bent meer dan gemiddeld vaardig in Excel.
• Je bent in staat je onbekende automatiseringssystemen snel eigen te maken.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen: Plant en coördineert activiteiten efficiënt om doelstellingen te behalen binnen een gegeven tijdsbestek, waarbij de middelen optimaal worden benut. 
• Omgevingsbewustzijn: Laat blijken goed geïnformeerd te zijn over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere omgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie. 
• Klantgerichtheid: Speelt in op de wensen en behoeften van de klant. 
• Samenwerken: Levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat, in het bijzonder aan de sfeer en de relaties binnen de groep of het team. 
• Stressbestendig: Blijft effectief werken onder druk, bij tegenslag en/of in een hectische omgeving. 
• Verantwoordelijkheid: Is aanspreekbaar op eigen handelen en/of dat van anderen en neemt de consequenties

• Een parttime/fulltime baan van 32 tot 36 uur per week;
• Een salaris van minimaal €3014,- en maximaal €4244,- bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van relevante opleiding en werkervaring;
• Je bouwt direct pensioen op;
• Een reiskostenvergoeding van €0,21 per km met het ov, €0,10 per km met de auto en €0,15 per km lopend/fiets. Dit met een max van 45 km;
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling;
• Een team met gezellige en ambitieuze collega’s in een maatschappelijke organisatie;
• Thuiswerkvergoeding van € 3,- per dag;
• 8% procent vakantiegeld;
• Eindejaarsuitkering (dertiende maand);
• Olympia heeft voor iedereen voor scholingsbudget. Wij bieden iedereen een scholingsgesprek aan waarin we samen kijken naar jouw ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden.

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

Deze vacature is in beheer van Isabelle, voor vragen kun je mailen met i.vannoort@olympia.nl