Vacature Werkvoorbereider (contractmanager) Sport in Bussum

Organisatie Werken bij Gooise Meren is samen wonen, werken, ondernemen en plezier maken in een groen gebied met een rijke geschiedenis. Gooise Meren is de jongste gemeente van het Gooi. Sinds 1 januari 2016 is de gemeente ontstaan uit een fusie van Bussum, Muiden, Muiderberg en Naarden. Het gebied barst van de historie en cultuur en staat bekend om zijn prachtige natuurgebieden en waterrijke omgeving aan het Naardermeer en IJmeer. De gemeente heeft ongeveer 57.000 inwoners en 380 medewerkers. Al deze mensen zijn verschillend. In interesses, overtuigingen, afkomst, leeftijd en passies. We vinden het belangrijk om dit terug te zien in onze organisatie; diversiteit zorgt voor rijkere inzichten en betere resultaten. Samen met inwoners, ondernemers en andere partijen werken we aan een omgeving waarin iedereen zich thuis voelt. Samen zoeken we continu naar mogelijkheden om Gooise Meren te blijven verbeteren.

Inleiding Sportverenigingen vervullen een heel belangrijke rol in de lokale samenleving. Gooise Meren is daarop zeker geen uitzondering. Bewegen is goed voor de gezondheid, dat geldt voor sport in het algemeen. Sportverenigingen dragen bij aan positieve waarden en eigenschappen als samenwerking, teamgeest, trouw, eerlijkheid en doorzettingsvermogen. Gemeenten koesteren hun sportverenigingen en daar zijn dus tal van goede redenen voor. Een gebruikelijke manier om daarvan blijk te geven is het vervullen van een ondersteunende rol (financieel en praktisch) bij het op orde houden van de velden. Met het draaiende houden van de vereniging en het organiseren van de wedstrijden en trainingen hoeven gemeenten zich niet bezig te houden, dat kunnen verenigingen prima zelf.

Begin 2021 heeft de gemeenteraad een besluit genomen om sportverenigingen te harmoniseren.  Met het harmoniseren heeft de gemeente Gooise Meren tot doel gesteld te streven naar een eerlijk en transparant beheer- en tarievenbeleid, waarin voor de sportverenigingen dezelfde afspraken en normen gelden. Dit besluit gaat uit om alle buitensportverenigingen op een gelijke wijze te behandelen en voorwaarden gelijk te trekken (harmoniseren). Met het besluit is een kader opgesteld voor het geleidelijk invoeren en harmoniseren van afspraken, te weten:

- Overdracht van het eigendom, beheer en onderhoud van de sportvelden, was- en kleedkamers naar de gemeente. De kantines blijven in eigendom van de verenigingen.

• Een genormeerde huurprijs per accommodatiesoort.
• Een zelfwerkzaamheidsvergoeding voor de verenigingen die een deel van het onderhoud zelf uitvoeren.
• Een overgangsperiode van maximaal drie jaar.

De gemeente Gooise Meren is gestart om binnen deze vastgestelde kaders nieuwe harmonisatie-afspraken te maken met de verenigingen. Deze nieuwe afspraken moeten geborgd, vastgelegd en vertaald worden in door de afdeling Beheer Openbare Ruimte en Gebouwen (BORG) op te stellen nieuwe contracten voor het planmatig beheer en onderhoud van sportterreinen.

Opdracht Je neemt binnen de afdeling BORG de positie in van werkvoorbereider (contractmanager) Sport. Je zorgt voor het inbedden van de nieuwe harmonisatie afspraken binnen de gemeentelijke organisatie en vertaald deze naar nieuw op te stellen beheer- en onderhoudscontracten voor sportterreinen (exclusief sportgebouwen). Dit doe je samen als onderdeel van het team Sport, bestaande uit een assetmanager, werkvoorbereider onderhoud, beleidsadviseurs sport en inkoopadviseur.

De werkzaamheden omvatten o.a.:

• Het deelnemen aan en zelf organiseren van harmonisatiegesprekken met verenigingen;
• Het concreet vertalen en vastleggen van meetbare prestatieafspraken en prestatie indicatoren voor beheer en onderhoud van sportterreinen;
• Het controleren (areaal op orde), actualiseren (technische staat) en verwerken (digitaliseren) van asset informatie in het gemeentelijk beheersysteem Greenpoint;
• Het zorgdragen voor het opstellen van integrale onderhouds- en vervangingsbestekken (RAW) voor assets binnen de hekwerken van sportterreinen;
• Het voorbereiden van een commerciële uitvraag aan marktpartijen;
• Het in afstemming met de inkoopadviseur uitvragen en afsluiten van opdrachten;
• Het gedurende de contractperiode verzorgen van het contractmanagement van uitvragen;
• Het ondersteuning bieden aan de beantwoording van onderhouds- en vervangingsvraagstukken sportterreinen binnen het team Sport;
• Het controleren en actualiseren van planningen, begrotingen en beheergegevens in de planning en controlecyclus van de beheerplannen Sport 2022-2025.

Eisen 1. Uiterlijk beschikbaar per 1 september; 2. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau; 3. VCA-VOL-gecertificeerd, of bereid binnen 2 maanden op kosten inschrijver te behalen (duidelijk benoemd in het cv).

Wensen 1. Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau met groen technische achtergrond, als voorbeeld Van Hall Larenstein Tuin- en landschapsinrichting  2. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als werkvoorbereider, in de rol het zelfstandig begeleiden, opstellen, coördineren en uitvoeren van aanbestedingen volgens RAW-systematiek (Duidelijk benoemd in het CV) 3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar binnen een politiek-bestuurlijke organisatie  4. Aantoonbare werkervaring met beheer- en onderhoudsvraagstukken van sportterreinen (duidelijk benoemd in het cv)  5. Aantoonbare werkervaring met het inwinnen en digitaliseren van beheergegevens in beheersystemen (duidelijk benoemd in het cv)