Vacature Bestuurs- en Projectondersteuner in Utrecht

• Utrecht
• Nederland
• Loondienst
• € 4497-5059 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: zo spoedig mogelijk

Einddatum: 11 juni 2026

Optie op verlenging: 3x 1 maand

Duur: 3 maanden

Sluitingsdatum: 25 februari 2026

Publicatiedatum: 18 februari 2026

Functieomschrijving

Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning, onder andere bij vergaderingen en bijeenkomsten, en verstrekt informatie aan belanghebbenden. In voorkomende gevallen bied je ondersteuning aan het agendabeheer van de bestuurder. Je maakt onderdeel uit van het bestuursbureau en stemt af met je collega’s op het bestuurssecretariaat.

Taken en verantwoordelijkheden

Je werkzaamheden omvatten onder andere:

• Het plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
• Het voorbereiden van bijeenkomsten en vergaderingen van de OR, VR en Stuurgroep Projecten en projectvergaderingen en het ondersteunen bij de uitvoering van deze vergaderingen: opstellen agenda, gereedmaken en verspreiden van vergaderstukken en notuleren van vergaderingen.
• Beoordelen van vergaderstukken inclusief bijlagen op volledigheid en proactief actie ondernemen indien nodig.
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over de status van stukken.
• Beheren van documentatie, zoals projectplannen, rapportages en notulen, en het opzetten van documentatiesystemen.
• Voorbereiden en borgen dat de voortgangsrapportages tijdig en met kwaliteit worden aangeleverd.

Eisen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van secretarieel, administratief en/of organisatorisch
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse van de Raad van Bestuur
• De kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel schriftelijk als mondeling
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft Office zoals; Word, Excel, Outlook, Teams en met een documentmanagementsysteem zoals; SharePoint en/of OneDrive

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van minstens drie grote en complexe projecten, waarbij de kandidaat verantwoordelijk was voor het coördineren van projectdocumentatie, het bijhouden van voortgangsrapportages én het organiseren van projectvergaderingen
• Aantoonbare werkervaring met het plannen en organiseren van meerdere vergaderingen en projecten tegelijk, inclusief proactief signaleren van ontbrekende stukken
• Aantoonbare werkervaring met het op duidelijke wijze terugkoppelen van documenten, dossiers en vergaderstukken
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notulen, vergaderstukken en het beheren van projectdocumentatie

Competenties:

• Proactieve en oplossingsgerichte houding
• Verantwoordelijkheid, zelfstandigheid en samenwerkingsgericht
• Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Stressbestendig; blijft kalm bij werken onder tijdsdruk
• Nauwkeurig in het verwerken van gegevens en documenten
• Organisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning en agendabeheer, notuleren en documentatie