Vacature Bestuurssecretaresse in Katwijk bij S&Z Consultancy

• Katwijk
• Nederland
• Loondienst
• € 2476-3322 per maand
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: 1 mei 2026

Einddatum: 1 november 2026

Optie op verlenging: 2x 3 maanden

Duur: 6 maanden

Sluitingsdatum: 21 april 2026

Publicatiedatum: 14 april 2026

Functie

Als ervaren bestuurssecretaresse ondersteun je één of meerdere bestuurders (wethouders en/of burgemeester). Je fungeert als spil tussen het bestuur, de ambtelijke organisatie en externe relaties en draagt bij aan rust, structuur en overzicht in een dynamische bestuurlijke omgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Belangrijkste werkzaamheden

• Complex agendabeheer en prioritering van afspraken
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom
• Voorbereiden van overleggen en zorgdragen voor volledige dossiers
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten (telefonisch, per e-mail en schriftelijk)
• Ondersteunen bij kabinetszaken en gemeentelijke evenementen (bijv. Dodenherdenking, Veteranendag en nieuwjaarsreceptie)
• Coördinatie, uitvoering en ondersteuning bij werkzaamheden rondom Koninklijke Onderscheidingen

Koninklijke Onderscheidingen

Als behandelaar Koninklijke Onderscheidingen ben je verantwoordelijk voor het volledige proces

• Adviseren: Je adviseert voorstellers (aanvragers) over de mogelijkheden en voorwaarden voor een lintje
• Toetsen: Je beoordeelt binnengekomen voordrachten op volledigheid en inhoudelijke criteria, zoals vrijwilligerswerk, bijzondere initiatieven en de duur daarvan
• Dossieropbouw: Je stelt complete en zorgvuldig onderbouwde dossiers op voor de burgemeester en de Kanselarij der Nederlandse Orden
• Coördinatie: Je organiseert en coördineert het proces rondom de jaarlijkse Lintjesregen en uitreikingen bij bijzondere gelegenheden
• Communicatie: Je onderhoudt contact met voorstellers, ondersteuners en de Kanselarij

Eisen:

• Minimaal een aantoonbaar afgeronde mbo 4 opleiding
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (bestuurs) secretaresse binnen een overheidsinstelling
• Kandidaat is beschikbaar per mei 2026 voor gemiddeld 24 tot 28 uur per week en kan werken op woensdag en vrijdag. Andere dag is in overleg

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met complex agendabeheer bestuurders (bijv. wethouder, burgemeester, directie) benoem tenminste 2 opdrachtgevers waar dit van toepassing was en waar de complexiteit vandaan kwam
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 7 jaar als bestuurssecretaresse bij een gemeente
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het coördineren, uitvoeren en begeleiden van trajecten rondom koninklijke onderscheidingen,

Competenties:

• Flexibiliteit
• Zelfstandigheid
• Klantgerichtheid
• Schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren