Vacature Directiesecretaresse in Rotterdam

• Rotterdam
• Tijdelijk
• € 3500,- per maand
• MBO
• Overige

Solliciteren

Vacature omschrijving

Organisatie

Voor de gemeente Rotterdam zoeken we een Directiesecretaresse.

Startdatum: 01-07-2026
Einddatum:  31-12-2026 met optie tot verlenging 
Uren per week: 32-36

De afdeling directie- en bestuursondersteuning (DBO) coördineert en adviseert de bestuurlijke besluitvorming van SO, bedrijfsvoering en informatievoorziening. In alles is de afdeling –als spin in het web– verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. Je vormt een team met de andere (directie-)secretarissen en -adviseurs en directiesecretaresses. Collega's zijn collegiaal, hardwerkend en resultaatgericht.  

Functiebeschrijving

In de dynamische wereld van Stadsontwikkeling zorg jij voor rust en overzicht, precies waar een directeur dat het hardst nodig heeft. Met jouw scherpe gevoel voor structuur maak je complexe vraagstukken inzichtelijk en behapbaar. Zo ben jij de stabiele factor die richting en houvast brengt in een omgeving die continu in beweging is.

Jouw werkzaamheden bestaan uit het volgende:

• Complex agenda- en e-mailbeheer;
• Filteren van de vergaderstukken, vragen en acties die hieruit voortkomen en handelt deze af waar mogelijk;
• Structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen;
• Voorbereiden wekelijks agendaoverleg met de directeur en de directiesecretaris;
• Signaleren van knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen;
• Zicht hebben op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden;
• Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur;
• Organiseren van bijeenkomsten en reizen;
• Voorbereiden en notuleren van overleggen.

Functie-eisen

Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor het beheren en bewaken van de agenda van een directeur van Stadsontwikkeling. Je beoordeelt en prioriteert verzoeken en zorgt met een resultaatgerichte aanpak voor een efficiënte planning. In het contact met collega's en externe partijen stel je je klantgericht op en schakel je soepel, terwijl je in de afstemming met de directiesecretaris en directeur laat zien dat je sterk bent in samenwerken. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en handelt vanuit integriteit. Ook bij last-minute wijzigingen blijf je rustig en behoud je het overzicht, wat je stressbestendigheid onderstreept. Door vooruit te denken en proactief te handelen, toon je bovendien duidelijk initiatief.

Eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde Mbo-niveau 4 opleiding;
• Je hebt werkervaring met Microsoft Outlook en Microsoft Teams;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als (directie)secretaresse, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring binnen een overheids- of politiek-bestuurlijke organisatie;

Wensen:

• Je hebt een afgeronde opleiding op Mbo- of Hbo-niveau in de richting van: Directiesecretaresse, Secretarieel medewerker, Officemanagement of Management Support;
• Je hebt 2 jaar werkervaring als directiesecretaresse opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt werkervaring met het zelfstandig voorbereiden en notuleren van directie- of MT-overleggen; Benoem het project in CV waaruit dit blijkt.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.750,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.

Ref.nr.:VBCI.2262-UZP-NL-FPC-260513 - RT200382300