Vacature Documentalist (32 uur) in Leeuwarden

• Leeuwarden
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Als documentalist ondersteun je Rijkswaterstaat Noord-Nederland door te zorgen voor een zorgvuldig, actueel en volledig projectarchief binnen diverse documentmanagementsystemen.

Omschrijving van de opdrachtgever:
Je komt terecht bij Rijkswaterstaat, de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Vanuit deze organisatie wordt dagelijks gewerkt aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland, met een duidelijke focus op duurzaam beheer van rijkswegen, vaarwegen en wateren. Binnen dit brede werkveld vervul je als documentalist een belangrijke rol in de informatiehuishouding van diverse infrastructurele projecten die in Noord-Nederland worden uitgevoerd.

Je gaat werken binnen PPO Noord-Nederland, waar de projectclusters A‑Vaarwegen en B‑Vaarwegen verantwoordelijk zijn voor het dagelijks onderhoud en de realisatie van grootschalige onderhouds- en renovatieprojecten. In deze omgeving werk je samen met projectmedewerkers en collega’s die betrokken zijn bij het beheer van bruggen, sluizen, vaarwegen, rijzendammen en veerhavens. Het team werkt tevens samen met andere organisatieonderdelen zoals GPO (Groot Projecten en Onderhoud) en CIV (Centrale Informatievoorziening).

In deze functie ben je verantwoordelijk voor het beheer van projectarchivering binnen verschillende documentmanagementsystemen. Je zorgt voor een overzichtelijke ordeningsstructuur, actuele documentatie en juiste autorisaties, en je begeleidt projectmedewerkers zodat zij zorgvuldig met documentbeheer en archiefvorming omgaan. Hiermee lever je een directe bijdrage aan een betrouwbare, actuele en kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding die essentieel is voor de uitvoering van de projecten.

Wat ga je doen:

• Je registreert, metadateert, ordent en classificeert documenten binnen verschillende documentmanagementsystemen.
• Je houdt ordeningsplannen actueel en je waardeert dossiers volgens afspraken en kaders.
• Je stelt autorisatiematrices op en je beheert toegangsrechten van medewerkers.
• Je maakt standaardweergaven of zoekvragen zodat projectmedewerkers informatie snel kunnen vinden.
• Je instrueert en begeleidt projectmedewerkers zodat zij documentbeheer zelfstandig en correct uitvoeren.
• Je voegt nieuwe (sub)dossiers toe, muteert en selecteert informatie en je houdt alle archiefdocumenten actueel.
• Je ziet toe op correcte verwerking van inkomende, interne en uitgaande documenten, inclusief routering.
• Je meldt storingen bij functioneel beheer en je levert verbetervoorstellen aan voor applicaties.

Wij vragen:

• Je hebt een mbo‑4-diploma in informatiemanagement of een vergelijkbare richting.
• Je hebt werkervaring met documentmanagementsystemen en digitaal archiveren.
• Je hebt werkervaring met (documentair) informatiebeheer, dienstverlening en DIM‑gerelateerde ICT‑
• Je hebt werkervaring met het schrijven van handreikingen of werkinstructies.
• Je hebt bij voorkeur:
  • kennis van informatiestromen binnen grootschalige GWW‑projecten van overheidsorganisaties.
  • kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals Woo, AVG, Aw, BIHR en Toepassingsmodel metadata.
  • werkervaring met recordmanagement in M365 SharePoint.
  • meer dan 2 jaar werkervaring met DMS‑systemen en digitaal archiveren

Standplaats:
Leeuwarden

Wij bieden:
De functie is per direct  beschikbaar voor 32 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 12 maanden, met een optie tot verlenging (3 x 12 maanden). Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór vrijdag 13 maart 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 26179. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Edwin van Lonkhuizen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties. PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.