Vacature Documentalist (36 uur) in Utrecht

• Utrecht
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Binnen het programma HSL-Zuid van ProRail zorg jij dat alle documentatie in het DBFM-contract met Infraspeed strak op orde is. Met jouw werk leg je de basis voor goede besluitvorming, beheersing van risico's én een zorgvuldige overdracht richting de demobilisatiefase die tot 2031 loopt.

Omschrijving van de opdrachtgever:
ProRail zet zich in om reizigers en goederen veilig en op tijd naar hun bestemming te brengen. De HSL-Zuid kent een bewogen geschiedenis: door constructieproblemen uit de aanlegfase wordt er nu grootschalig onderhoud uitgevoerd, en tegelijk bereidt ProRail zich voor op het aflopen van het DBFM-contract in 2031. Dat vraagt om stevige grip op de documentatie, zowel voor het dagelijks beheer als voor de uiteindelijke overdracht van assets terug naar ProRail.

Voor dit programma zijn we op zoek naar een documentalist die zorgt voor structuur, overzicht en betrouwbaarheid van documentatie binnen een complex DBFM-contract met Infraspeed. Je bent onderdeel van het contractmanagementteam (CMT) HSL-Zuid en werkt nauw samen met je collega’s. Het is hecht team met informele sfeer en focus op samenwerking. Het CMT HSL-Zuid is onderdeel van het Programma HSL binnen het Cluster Assetmanagement.

Wat ga je doen:

• Je zorgt ervoor dat informatie volledig, actueel en vindbaar is.
• Je zorgt ervoor dat documentstromen voldoen aan geldende afspraken, procedures en kwaliteitseisen.
• Je draagt bij aan beheersing van risico’s, goede besluitvorming en een zorgvuldige overdracht van kennis en assets.
• Je stemt af met de manager CMT en je collega’s over documentatiebehoeften.
• Je onderhoudt contact met interne en externe stakeholders over aanlevering, vastlegging en gebruik van documenten.
• Je bent informatiepunt voor documentatie- en archiveringsvraagstukken binnen het team.
• Je onderhoudt contact met interne en externe stakeholders over aanlevering, vastlegging en gebruik van documenten in het bijzonder met de afdeling Duurzaam Toegankelijke Informatie (DTI).

Wij vragen:

• Je hebt hbo- werk- en -denkniveau.
• Je hebt minimaal 7 jaar werkervaring in documentbeheer, informatiebeheer of administratieve ondersteuning binnen projecten of contracten.
• Je hebt ervaring met het beschrijven en archiveren van complexe archieven.
• Je hebt eerder met Sharepoint gewerkt.
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een technisch of infrastructureel werkveld.

Standplaats:
Utrecht

Wij bieden:
De functie is per begin mei aanstaande beschikbaar voor 36 uur per week. Deze functie is op projectbasis voor ten minste 12 maanden, met een optie tot verlenging. Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren.

Ja, ik ben geïnteresseerd!
Reageer vóór donderdag 23 april 12.00 uur aanstaande en stuur je cv naar info@pia.nl. Ons referentienummer is 26304. Voor meer informatie of vragen kun je contact opnemen met Edwin van Lonkhuizen op 078-6182212.

Ik zoek toch iets anders!
Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste opdracht. Als we jouw cv en wensen hebben, kunnen we contact met je opnemen zodra er een geschikte opdracht voorbijkomt. Zoek niet langer alleen en mail ons op info@pia.nl of bel 078-618 22 12.

Waarom kiezen voor PIA?
Op basis van interim- en projectmanagement, detachering en werving & selectie koppelen wij van Project Interim Advies (PIA) jou aan uitdagende opdrachten. We richten ons op professionals die graag hun bijdrage leveren aan de realisatie van projecten en de (door)ontwikkeling van organisaties.

PIA staat voor professionaliteit, openheid en persoonlijke betrokkenheid. Met een eerlijke en transparante werkwijze leggen we de basis voor een langdurige samenwerking met jou.