Vacature Domeinsecretaris in Zoetermeer

• Zoetermeer
• HBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Je ondersteunt als domeinsecretaris de directeur en het managementteam van gemeente Zoetermeer bij bestuurlijke besluitvorming en strategische vraagstukken. Je bent de verbindende schakel tussen bestuur, directie en organisatie. 

Waar kom je terecht? 

Bij de gemeente Zoetermeer werkt iedereen mee aan een stad die mooier en beter wordt, met heldere keuzes en oog voor maatschappelijke vraagstukken. De functie valt binnen het team Bestuursondersteuning, dat bijdraagt aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Het team bestaat uit bestuursadvies, bestuurssecretariaat, directiesecretariaat, kabinetszaken, public affairs en de medewerkers van de bestuurlijke stukkenstroom, onder leiding van een teammanager. 

Als domeinsecretaris ondersteun je een concerndirecteur en het managementteam bij de bestuurlijke, organisatorische en strategische aansturing van het domein. Je opereert op het snijvlak van directie, management en organisatie en zorgt voor een effectief besluitvormingsproces. 

Wat ga je doen?

Strategische ondersteuning  

• Je ondersteunt de een concerndirecteur en het managementteam bij strategische vraagstukken, en de afdelingshoofden bij domeinbrede opgaven
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor bewaakt de voortgang.
• Je signaleert bestuurlijke, maatschappelijke en organisatorische ontwikkelingen die impact hebben op het domein. 

Adviseren over proces, planning, governance en bestuurlijke risico’s  

• Je voert regie op planning en control en bewaakt de voortgang, kwaliteit en integraliteit van bestuurlijke stukken, collegevoorstellen en managementrapportages.
• Je monitort actiepunten, deadlines en bestuurlijke afspraken.
• Je zorgt samen met de business controller voor samenhang tussen inhoud, financiën, capaciteit en bestuurlijke prioriteiten.  

Verbinding en samenwerking  

• Je legt verbinding tussen bestuurssecretariaat, directie, management, programmateams en concernondersteuning.
• Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van MT-overleggen, bestuurlijke tafels en strategische sessies.
• Je verbetert de integrale samenwerking binnen het betreffende domein en met de andere domeinen. 
• Je stemt af interne en externe stakeholders, waaronder samenwerkingspartners en verbonden partijen.  

Proces- en organisatiecoördinatie  

• Je voert regie op complexe dossiers en domeinbrede trajecten.
• Je brengt structuur aan in besluitvorming, prioritering en governance. 
• Je ondersteunt bij organisatieontwikkeling, veranderopgaven en implementatietrajecten.
• Je signaleert knelpunten en proactief voorstellen doen voor verbetering van processen en samenwerking.  

Bestuurlijke sensitiviteit en advisering  

• Je voelt politiek-bestuurlijke verhoudingen goed en handelt hiernaar.
• Je vertaalt bestuurlijke ambities naar concrete acties en werkbare processen. 
• Je bent sparringpartner voor directie en management bij complexe of gevoelige vraagstukken.

Wat breng je mee?

Eisen 

• minimaal 1 jaar werkervaring als secretaris binnen een gemeentelijke organisatie
• afgeronde hbo-bacheloropleiding 

Wensen 

• werkervaring als secretaris binnen een 100.000+ gemeente
• werkervaring met besluitvormingsprocessen binnen een gemeente
• minimaal 2 jaar werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een gemeente of overheidsinstelling, in de rol van secretaris of directie/MT-adviseur
• werkervaring met het voorbereiden, coördineren en bewaken van bestuurlijke besluitvorming
• werkervaring met het notuleren van vergaderingen, opstellen en bijhouden van een actielijst en bewaken dat acties worden uitgevoerd 

Kenmerken 
Fulltime: 36 uur 
Verwachte looptijd: zo snel mogelijk voor 6 maanden, met een optie tot 2 keer 3 maanden verlenging 
Locatie: Zoetermeer 

Op deze opdracht is de inzet van een zelfstandige (zzp’er) niet mogelijk. Ben je zelfstandige en wil je toch graag voor deze opdracht in aanmerking komen? We gaan graag met je in gesprek over welke andere mogelijkheden we voor je hebben om deze opdracht via ons uit te voeren. 

-

Solliciteer nu! 
Spreekt deze opdracht je aan? Stuur dan je cv vóór maandag 7 september 12.00 uur. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Jan van Workum, bel 078-654 90 60. Referentienummer 261509. 

Ik zoek toch een andere uitdaging!  
Stuur ons je cv! Als we bekend zijn met jouw kennis en wensen, kunnen we je op de hoogte brengen zodra er een passende functie beschikbaar is. Mail ons via info@vandijkwerkt.nl of bel 078-654 90 60. 

Waarom kiezen voor Van Dijk? 
Wij werken aan de mooiste projecten in de ruimtelijke ordening en infrastructuur door heel Nederland. Dit doen we samen met de rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en andere (semi)overheden. Bij ons heb je een zeer grote kans dat je op het juiste project terechtkomt, want we luisteren naar wat jij wilt en waar de opdrachtgever echt naar op zoek is. Je ervaart onze kernwaarden Betrouwbaar: we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen, Professioneel: we maken verwachtingen waar en Betrokken: we hebben aandacht voor je.