Vacature omschrijving
Organisatie
Reageren op deze opdracht kan
uitsluitend t/m 08-07-2026 om 12:00.
Functiebeschrijving
Voor de Gemeente Leidschendam-Voorburg is FlexIntens op zoek naar een Externe projectadviseur procesvastlegging voor 16 uur per week.
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 750 collega's aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden, verantwoordelijkheid en verbeteren.
Afdeling
Stap in de wereld van Informatiemanagement, ICT Service en Onderzoek (IISO), waar innovatie en samenwerking samenkomen! Ons dynamische team omvat twee krachtige teams: informatiemanagement (inclusief informatiebeveiliging, business intelligence en onderzoek) en ICT Service (beheer). Met meer dan 65 toegewijde medewerkers - inclusief externe experts - zetten we ons in voor het leveren van hoogwaardige diensten. Onder leiding van onze CIO en twee gepassioneerde teamleiders streven we naar succes en vooruitgang. Achter de schermen staat ons ondersteunende team klaar, met een mix van talenten waaronder een Adviseur Kwaliteit en Proces, CISO, deliverymanager en een financieel medewerker. Kortom, bij IISO krijg je niet alleen een baan, maar word je onderdeel van een bruisende gemeenschap die vooroploopt in de wereld van informatietechnologie en -beveiliging!
Opdracht
Aanleiding
De gemeente Leidschendam‐Voorburg voert een organisatiebreed implementatietraject uit voor proces‐, kwaliteits‐, risico‐ en bedrijfscontinuïteitsmanagement. Een belangrijk onderdeel hiervan is het beschrijven en vastleggen van kroonjuwelen (kritieke processen) als fundament voor verdere ontwikkeling.
Ter ondersteuning van dit traject wordt een externe projectadviseur ingehuurd die zich specifiek richt op:
- Het vastleggen van processen tijdens werksessies;
- Het uitwerken en documenteren van deze processen;
- Het invoeren en structureren van procesinformatie in ICT‐systemen (zoals een procesmanagementtool of gedeelde omgeving).
Doel van de opdracht
Het opleveren van eenduidige, begrijpelijke en bruikbare procesbeschrijvingen van kritieke processen, die:
- Samen met medewerkers tot stand zijn gekomen;
- Aansluiten op de vastgestelde kaders en formats;
- Centraal en duurzaam zijn vastgelegd in de gekozen ICT‐omgeving.
Scope en werkzaamheden
1. Vastleggen van processen
- Deelnemen aan werksessies met medewerkers en proceseigenaren;
- Tijdens de sessies vastleggen van het feitelijke procesverloop (AS‐IS);
- Signaleren van knelpunten, overdrachtsmomenten en afhankelijkheden (zonder besluitvorming);
- Zorgen voor een correcte, herkenbare weergave van het proces zoals door de deelnemers bedoeld.
2. Uitwerken van procesbeschrijvingen
Vertalen van werkuitkomsten naar:
- Processtappen;
- Rollen en verantwoordelijkheden;
- Input/output;
- Relevante koppelingen met andere processen;
- Uitwerken volgens afgesproken formats (bijv. 1‐A4 proceskaart, BPM‐diagram of gelijkwaardig);
- Afstemmen van conceptbeschrijvingen met betrokken medewerkers en proceseigenaren.
3. Vastleggen in ICT‐systemen
- Invoeren en structureren van procesbeschrijvingen in de gekozen ICT‐omgeving (bijv. procesmanagementtool of gedeelde omgeving);
- Zorgen voor juiste naamgeving, versiebeheer en vindbaarheid;
- Ondersteunen bij het uniform toepassen van formats en structuur;
- Signaleren van knelpunten in tooling of werkwijze aan de projectleider.
Verwachte deliverables (resultaatgericht)
De projectadviseur levert minimaal op:
- 1. Vastgelegde procesuitkomsten van werksessies.
- 2. Uitgewerkte procesbeschrijvingen van kritieke processen volgens vastgesteld format.
- 3. Correct ingevoerde en gestructureerde procesdocumentatie in de ICT‐omgeving.
- 4. Overzicht van opgeleverde processen inclusief status (concept / vastgesteld).
- 5. Signalen en verbetervoorstellen m.b.t. procesvastlegging en tooling (ter informatie).
Acceptatie van deliverables vindt plaats door de projectleider.
Functie-eisen
Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:
Eisen:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met het beschrijven, vastleggen en uitwerken van processen
- Minimaal over een afgeronde HBO-bachelor opleiding
- Aantoonbare werkervaring met het ophalen van procesinformatie tijdens werksessies met medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
- Aantoonbare werkervaring met het vastleggen van procesinformatie in een ICT-omgeving, zoals een procesmanagementtool, documentmanagementsysteem of gedeelde digitale omgeving
- Beschikbaar per 20 augustus 2026 voor 16 uur per week gedurende de looptijd van de opdracht
Wensen:
- Aantoonbare werkervaring met het beschrijven, uitwerken en vastleggen van processen binnen een gemeentelijke organisatie
- Aantoonbare werkervaring met procesmodellering, bijvoorbeeld met BPMN, proceskaarten, swimlanes, SIPOC, Visio, Mavim, BlueDolphin of een vergelijkbare methodiek/tool
- Aantoonbare werkervaring met het deelnemen aan, begeleiden of ondersteunen van werksessies waarin procesinformatie wordt opgehaald bij medewerkers, proceseigenaren en/of andere stakeholders
- Aantoonbare werkervaring met het invoeren, structureren, beheren en vindbaar maken van procesdocumentatie in een digitale ICT-omgeving, inclusief naamgeving, versiebeheer en/of statusbeheer
- Aantoonbare werkervaring met procesvastlegging binnen het domein informatiemanagement, ICT, informatiebeheer, kwaliteitsmanagement, risicomanagement, bedrijfscontinuïteitsmanagement of bedrijfsvoering
Arbeidsvoorwaarden
Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.
Zien we op basis van jouw ingestuurde CV een match, dan ziet de procedure er als volgt uit:
- Voorafgaand aan het voorstellen, maken we afspraken over het tarief, gericht op de specifieke opdracht.
- Kan een opdracht niet ingevuld worden als zelfstandig professional of gaat jouw voorkeur uit naar detachering (loondienst)? Onze dienstverlening voorziet ook daarin, waarbij we de beloningsstructuur van de opdrachtgever hanteren middels de inlenersbeloning.
- Na overeenstemming te hebben bereikt in de financiële voorwaarden, stellen wij jouw profiel op in het format voor de betreffende opdrachtgever. We vragen van jou een verduidelijk op de wijze van voldoen aan de gestelde eisen en wensen, om de match zo duidelijk mogelijk te maken. Ook een motivatiebrief om jouw drijfveren en toegevoegde waarde aan het licht te brengen, wordt gevraagd. Hierin treden wij op als sparringpartner.
- Wij verzorgen het voorstel en informeren je zo snel mogelijk over de voortgang hiervan.
NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.
Ref.nr.:2569854461-UZP-NL-FPC-030709 - RT202091723