Vacature Managementassistent in Alphen aan den Rijn bij Flexintens

Organisatie Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt gemeente Westland haar inwoners ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait! Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit concern control en eenheid bureau gemeentesecretaris. Cluster Bedrijfsvoering De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken). Met de klantvraag centraal werken zij aan integrale oplossingen en wordt er aangestuurd vanuit de 1ste, 2de en 3de lijn.

Opdracht Het team bestuurs- en managementassistenten (BMA) is onderdeel van de 1ste lijn waar zo veel mogelijk klantvragen direct worden afgehandeld. Deze collega's zijn het visitekaartje van het cluster Bedrijfsvoering. Belangrijkste doelen voor het team zijn klantgerichtheid en kwaliteit. Door integraal te werken willen we dat onze klanten zich geholpen voelen: door een gevoel van vertrouwen te geven, oplossingsgericht mee te denken en proactief te handelen.

Jij bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning bij het bestuurssecretariaat en vervangt onze collega vanwege zwangerschapsverlof

De belangrijkste taken zijn:

• Beheren van agenda's en afspraken plannen.
• Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten.
• Verzorgen in- en uitgaande correspondentie.
• Organiseren van bijeenkomsten.
• Initiatief nemen als je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Eisen 1. Je beschikt over een afgeronde mbo opleiding.

Wensen 2. Een afgeronde mbo opleiding op het gebied van Managementassistent / Secretarieel  3. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de rol van Managementassistent in de afgelopen 5 jaar  4. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het volledige MS Officepakket in de afgelopen 5 jaar (duidelijk benoemd / weergegeven in het cv)  5. Aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie in de afgelopen 4 jaar