Vacature omschrijving
Organisatie
Driessen verbindt mens en werk in de sectoren overheid, onderwijs, zorg & welzijn en cultuur. Zo creëren wij werkgeluk voor meer dan 15.000 talenten die op hun beurt miljoenen mensen gelukkig maken. Want mensen die werken in de publieke sector maken de wereld elke dag een stukje mooier. Een stukje gelukkiger. En dat werkt door.
Functiebeschrijving
Als managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden binnen de Hoofddirectie Postennet. Je ondersteunt de directeur van de Hoofddirectie Postennet (HDPN) en de plaatsvervangend directeur HDPN en zorgt ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen.
Je bent een belangrijke schakel binnen het team en houdt overzicht over verschillende dossiers, afspraken en acties. Je werkt zelfstandig, denkt actief mee en signaleert tijdig wat nodig is.
Een greep uit jouw taken:
- Beheren van de agenda's van de directeur HDPN en plaatsvervangend directeur HDPN en zorgen voor een efficiënte planning.
- Voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en gesprekken, inclusief het verzamelen en beheren van benodigde stukken.
- Organiseren van overleggen binnen het team, waaronder het voorbereiden van agenda's en verzorgen van verslaglegging.
- Beheren van de gezamenlijke postbus van HDPN en zorgen voor een juiste en tijdige doorgeleiding van informatie.
- Opstellen, beheren en actualiseren van contactlijsten van belangrijke interne en externe partners binnen het postennet.
- Ondersteunen bij administratieve processen, dossiervorming en correspondentie.
- Beheren en actualiseren van interne communicatiekanalen, zoals de HDPN-intranetsite.
- Ondersteunen bij interne publicaties en communicatie richting collega's binnen BZ.
- Coördineren van organisatorische werkzaamheden rondom regionale ondersteuningsscans en inspecties, zoals planning en communicatie.
Je start op 31 augustus 2026 en gaat aan de slag tot en met 27 februari 2027. Je werkt 32 tot 36 uur per week.
Functie-eisen
Als managementondersteuner ben je georganiseerd, oplossingsgericht en werk je gestructureerd. Je vindt het prettig om in een dynamische omgeving verschillende werkzaamheden tegelijk te coördineren en weet daarbij altijd het overzicht te bewaren.
Je bent een proactieve collega die vooruitdenkt, gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en graag samenwerkt in een klein team. Je voelt aan wat belangrijk is, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en acties zorgvuldig worden opgevolgd.
Verder heb jij:
- Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of vergelijkbare richting.
- Ervaring met managementondersteuning, agendabeheer en administratieve processen.
- Ervaring met het voorbereiden van overleggen, beheren van documenten en organiseren van werkzaamheden.
- Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Outlook.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, omdat veel communicatie met Nederlandse posten in het buitenland in het Engels plaatsvindt.
Arbeidsvoorwaarden
- Een salaris van € 3097,95 tot € 3984,50 o.b.v. 36 uur/ schaal 8, cao Rijksoverheid.
- Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
- Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
- Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
- Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
- Een eindejaarsuitkering.
- Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.
Ref.nr.:39423-UZP-NL-FPC-150713 - RT202625048