Vacature Managementondersteuner Stafeenheid FCI in Bilthoven

• Bilthoven
• Tijdelijk
• MBO
• Overige

Solliciteren

Vacature omschrijving

Organisatie

Het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zet zich in voor een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. Dit doen we op basis van onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek. Samen met onze opdrachtgevers signaleren we welk onderzoek nodig is en voeren we dit uit. We geven advies aan de overheid, professionals en burgers en delen onze kennis. Zo ondersteunen wij de samenleving om onszelf en onze leefomgeving gezond te houden

Als kennisinstituut van de overheid willen we een representatie van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker.

De stafeenheid FCI bestaat uit 3 afdelingen waar ruim 100 medewerkers werken. De eenheid wordt ondersteund door 2 medewerkers secretariaat. Het Managementteam (MT) bestaat uit het stafhoofd van de stafeenheid en 3 afdelingshoofden. Het secretariaat ondersteunt het MT in haar sturing van de organisatie.

Functiebeschrijving

In verband met de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) is het voor deze opdracht niet mogelijk om als zzp'er te factureren. Matchd biedt diverse soorten dienstverbanden aan. We gaan hierover graag met je in gesprek om samen te kijken welk dienstverband het beste aansluit bij jouw wensen en situatie. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en een toelichting op de mogelijkheden.

Functieomschrijving

De stafeenheid Financiën, Control en Inkoop (FCI) zoekt een enthousiaste managementondersteuner, die samen met 2 collega's het stafhoofd, afdelingshoofden en de medewerkers van de stafeenheid op een servicegerichte en professionele manier ondersteunt bij hun werk. Je bent goed op de hoogte van de werkprocessen en de onderwerpen die spelen op de afdelingen. Je legt makkelijk en snel verbanden, schat belangen goed in en weegt constant de consequenties af. Samen met je collega's ben je de spil van de afdeling en vraagbaak voor collega's. Er heerst een informele werksfeer waar hard gewerkt wordt en plezier ook belangrijk is.

Het uitvoeren van diverse secretariële werkzaamheden:

• Het beheren van de agenda, mail en correspondentie van het stafhoofd;
• Het beheren van de agenda en correspondentie van de afdelingshoofden;
• Het plannen van afspraken;
• Het voorbereiden, bijwonen en notuleren van interne en externe bijeenkomsten;
• Verzorgen van de documentenstroom vanuit FCI binnen het RIVM;
• Diverse ondersteunende administratieve werkzaamheden in verschillende applicaties;
• Assisteren bij jaarlijkse terugkerende activiteiten;
• Het aanmelden en ontvangen van bezoekers;
• Het regelen van facilitaire en ICT-gerelateerde zaken;
• Onboarding van nieuwe medewerkers;
• Het plaatsen van orders en bestellingen (SAP). 

Functie-eisen

• Minimaal MBO 4 / HBO werk- en denkniveau;
• Secretariële opleiding;
• Minimaal 2 jaar relevante aantoonbare werkervaring op het gebied van management ondersteuning; 
• Kennis en ervaring in het gebruik van Outlook en het MS Office pakket;
• Kennis en ervaring met het gebruik van SAP/SRM;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid in de Nederlandse en (bij voorkeur) Engelse taal; 
• Minimale beschikbaarheid op de woensdag en vrijdag (hybride) en optioneel dinsdag of donderdag (kantoor).

Ref.nr.:a17Mz00008GiVduIAF-UZP-NL-FPC-050113 - RT194334893