Vacature Office Manager in Amsterdam bij ARTO Recruitment

• Amsterdam
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

De organisatie is een advocatenkantoor in Amsterdam. Er zijn 20 personen werkzaam. Er werken hier gedreven en talentvolle advocaten die juridische uitdagingen vertalen naar heldere oplossingen. Zij zijn de strategische partners van ondernemers die willen groeien, innoveren of succesvol willen zijn in een complexe wereld. Sinds 1974 onderscheiden zij zich door oplossingen te vinden waar anderen snel vastlopen in de regels en procedures. Voor vraagstukken die buiten hun kernexpertise vallen, werken ze samen met een zorgvuldig geselecteerd netwerk van partners. 

Als office manager ben je verantwoordelijk voor het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Je hebt een sleutelrol in het ondersteunen van de bedrijfsvoering door administratieve, organisatorische en coördinerende taken op je te nemen. Als office manager fungeer je als eerste aanspreekpunt voor jouw collega's, klanten en leveranciers.

HOE ZIET JOUW WERKDAG ERUIT?

Je wordt onderdeel van een team van 20 medewerkers. Jouw rol bestaat voor een groot deel uit office management en voor een kleiner deel uit (juridisch) secretariële ondersteuning. Samen met jouw directe collega bied je enerzijds administratieve en secretariële ondersteuning aan jouw collega-advocaten. Denk hierbij aan agendabeheer, documenten klaarmaken en correspondentie uit handen nemen. Daarnaast bied je ook ondersteuning aan het managementteam. Hierbij kun je denken aan documentbeheer en het voorbereidingen van presentaties en rapporten. 

Het overige deel van jouw werkdag ben je verantwoordelijk voor het office managent. Dit splitst zich op in verschillende onderdelen. Allereerst zorg jij voor een goed georganiseerde en functionele kantooromgeving. Jij zorgt dat de werkomgeving netjes en representatief blijft. Van het bestellen van nieuwe bloemen tot het inzetten van een schilder voor een beschadigde muur. Met jouw oog voor detail ontgaat jou niets. Je bestelt lunch en beheert de voorraad van kantoorartikelen. Daarbij onderhoud jij ook het contact met leveranciers. Je sluit samenwerkingen, verlengt of vernieuwt contracten en onderhandelt over tarieven en de geboden diensten. Zaken omtrent gebouwbeheer en ICT-zaken komen ook bij jou terecht en hiervoor onderhoud je contact met de verhuurder van het kantoorpand en schakel jij met ICT-partners wanneer zich problemen omtrent computers, telefoon en/of software voordoen. 

Naast de kantoorzaken, ben jij ook verantwoordelijk voor een klein stuk HR. Je ondersteunt bij personeelszaken, zoals het bijhouden van verlofaanvragen, onboarden van nieuwe collega's, organiseren van trainingsprogramma's en het regelen van bloemen, kaarten en/of attenties bij aangewezen gelegenheden. 

Tot slot fungeer jij ook als eventmanager. Of dit nou gaat om interne vergaderingen, uitjes met het team of etentjes/events voor klanten en externe relaties. Jij zorgt er voor dat alles van A t/m Z wordt geregeld en iedereen een uitzonderlijke belevenis heeft. 

In deze rol krijg jij de ruimte om hét verschil te maken voor het kantoor, de cliënten en de maatschappij. Met jouw creatieve, frisse en vernieuwende blik zie jij hoe dingen anders, beter en efficiënter kunnen. 

• Je hebt een mbo 4 diploma of een hbo diploma, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Je bent doortastend, hebt lef en bent representatief.
• Je bent enthousiast, gedreven, betrokken.
• Je hebt relevante werkervaring als officemanager, managementassistent of juridisch secretaresse binnen de advocatuur (dit is een pré) of de zakelijke dienstverlening.
• Je vindt het leuk om met creatieve of innovatieve ideeën te komen. 
• Je bent minimaal 32 uur per week beschikbaar.
• Je bent sociaal vaardig en hebt uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels. 
• Je kunt goed overweg met MS Office-programma's.

• Een salaris tussen €3.700,- en €4.300,- per maand op basis van 40 uur.
• Je komt te werken in een informeel team met fantastische en ambitieuze collega's.
• Een mooie werkplek met uitzicht over de Amsterdamse skyline.
• Een functie met veel verantwoordelijkheid als spil in de organisatie met ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
• 25 vakantiedagen.
• Een goede pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding op basis van OV of een kilometer vergoeding van €0,23 per kilometer.
• Een vitaliteitsbudget van €600,- per jaar.
• Een uitgebreide gratis lunch!
• Uitstekend bereikbaar met OV.
• Twee keer per jaar een bedrijfsuitje.