Vacature Officemanager Fysiek Domein in Alphen Aan Den Rijn

• Alphen Aan Den Rijn
• Nederland
• Loondienst
• € 5014-6129 per maand
• MBO
• Administratief / secretarieel

Vacature omschrijving

Startdatum: 1 april 2026

Optie op verlenging: 1x 3 maanden

Duur: 4 maanden

Sluitingsdatum: 9 april 2026

Publicatiedatum: 1 april 2026

Jouw rol

Ben jij een organisatietalent, accuraat en vaardig in een dynamische omgeving? Voor een tijdelijke periode stap je in als officemanager ter ondersteuning van het officemanagement in het fysieke domein. Je werkt binnen het domein ruimtelijke ontwikkeling en ruimtelijk beheer en ondersteunt sector- en teammanagers.

Wat ga je doen

• Ondersteunen van sector- en teammanagers met agendabeheer, vergaderingen en administratieve taken.
• Zorgen dat werkprocessen soepel verlopen en voortgang bewaken.
• Afhandelen van e-mailverkeer en verwerken van inkomende e-mails in Outlook-taken.
• Voorbereiden van overleggen, waaronder overleggen met de wethouder.
• Meewerken aan administratieve verbetertrajecten en afstemmen van planning met andere officemanagers.
• Zorgen voor structuur in de ondersteuning en fungeren als vraagbaak voor medewerkers binnen het fysieke domein.

Jouw profiel

• Ervaring: Ervaren officemanager die snel kan instappen en zelfstandig kan schakelen in een dynamische omgeving.
• Eigenschappen: Proactief, oplossingsgericht, representatief, nauwkeurig en goed in schakelen.
• Vertrouwelijkheid: Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste zorg.
• Organisatie: Je bent bekend met het werken in een gemeentelijke organisatie.

Vaardigheden

• MS Office 365: uitstekende kennis, inclusief het verwerken van inkomende e-mails in Outlook-taken.
• Overige systemen: ervaring met Djuma en Ibabs.

Eisen:

• Beschikbaar per april 2026 voor 36 uur per week
• Minimaal 3 jaar werkervaring in de afgelopen 6 jaar als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse bij een overheidsorganisatie
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4
• Aantoonbare werkervaring met MS Office 365 in de afgelopen 3 jaar

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring als officemanager/ managementassistent/ (afdelings)secretaresse in de afgelopen 3 jaar bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 3 jaar met systemen MS Office 365, Djuma, Ibabs en Ubeeo. Benoem duidelijk in het cv waar dit is opgedaan

Competenties:

• Organisatorische vaardigheden: plannen en organiseren met goed gevoel voor tijd en oog voor detail
• Communicatieve vaardigheden: mondeling en schriftelijk
• Analytisch ingesteld & resultaatgericht
• Stressbestendig en accuraat
• Gewend om snel te schakelen in dynamische omgeving
• Vriendelijk en tactvol
• Betrouwbaar en integer
• Pro-actief, zelf organiserend, daadkrachtig, resultaatgericht en alert
• Uitstekende beheersing van de Nederlands taal in woord en geschrift
• Goed kunnen samenwerken binnen team van officemanagers fysiek domein